ПОЛОЖЕННЯ про загальний відділ Брусилівської селищної ради

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ  ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РІШЕННЯ

ТРЕТЬОЇ СЕСІЇ  БРУСИЛІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ

ВОСЬМОГО  СКЛИКАННЯ

від 09.12.2020                                                                                                 № 33

Про затвердження Положень

окремих структурних  підрозділів

Брусилівської селищної ради

          Керуючись п. п. 5, 6 ч. 1 статті 26 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", відповідно до рішення 2 сесії селищної ради 8 скликання від 25.11.2020 № 12 «Про внесення змін до структури і чисельності  апарату та виконавчих органів Брусилівської  селищної  ради», Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», з метою забезпечення здійснення Брусилівською селищною радою та її виконавчими органами визначених законом повноважень, враховуючи рекомендації постійної комісії з питань дотримання  законності, правопорядку, прав людини, регламенту, депутатської діяльності, етики та місцевого самоврядування від 08.12.2020,  селищна рада

ВИРІШИЛА:

          1. Затвердити Положення про відділ фінансів Брусилівської селищної ради  (додаток 1).

        1.1. Доручити Овсієнко Ірині Леонідівні внести відомості  про відділ фінансів Брусилівської селищної до  Єдиного державного реєстру  юридичних, фізичних  осіб-підприємців та громадських  формувань згідно вимог чинного законодавства.

            2. Затвердити Положення про загальний відділ Брусилівської селищної ради у новій редакції (додаток 2).     

        2.1. Вважати таким, що втратив чинність п.2 рішення 34 сесії Брусилівської селищної ради 7 скликання  від 17.07.2019  № 1057.

         3. Затвердити Положення про відділ культури, туризму та діяльності засобів масової інформації  селищної ради   у новій редакції ( додаток 3).

        3.1. Доручити начальнику відділу культури, туризму та діяльності засобів масової інформації  селищної ради   Філоненко Ларисі Миколаївні внести зміни до  Єдиного державного реєстру  юридичних, фізичних  осіб-підприємців та громадських  формувань відповідно до пункту 3 даного рішення та  вимог чинного законодавства.

        3.2. Вважати таким, що    втратило  чинність  рішення 39 сесії 7 скликання від 18.12.2019 № 1281   «Про внесення змін  до Положення про відділ культури, туризму та діяльності засобів масової інформації Брусилівської селищної ради»

             4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію з питань дотримання  законності, правопорядку, прав людини, регламенту, депутатської діяльності, етики та місцевого самоврядування та заступника селищного голови з питань діяльності виконавчих органів селищної ради       Захарченка В.В.

Селищний голова                                              Володимир ГАБЕНЕЦЬ

Додаток 2

до рішення 3 сесії селищної ради 8 скликання

від  09.12.2020  № 33

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ Брусилівської селищної ради

 І . Загальні положення

1. 1. Дане Положення визначає правовий статус та регулює питання діяльності загального відділу  Брусилівської селищної ради (далі - відділ), а саме його компетенцію (права, завдання, функції).
   2. Загальний відділ є виконавчим органом Брусилівської селищної ради.
   3. Відділ утворюється відповідно до рішення сесії селищної ради та є структурним підрозділом Брусилівської селищної ради, що підпорядковується безпосередньо селищному голові, секретарю ради, секретарю виконавчого комітету селищної ради, заступнику селищного голови та є підзвітний і підконтрольний селищній раді.
   4. Відділ створюється для організаційно-технічного забезпечення діяльності селищного голови та апарату селищної ради.
   5. У своїй діяльності посадові особи загального відділу керуються Конституцією та законами України, актами і дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, рішеннями селищної ради та виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, іншими актами законодавства та даним Положенням.
   6. Положення про відділ затверджується рішенням сесії селищної ради.

ІІ. Структура

1. 1. Керівництво роботою загального відділу здійснює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з неї селищним головою в установленому порядку.
   2. Начальник загального відділу діє на підставі Положення про відділ.
   3. Структура і чисельність працівників відділу за поданням  селищного голови  затверджується сесією селищної ради. 
   4. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади  селищним головою з додержанням вимог Закону  України “Про службу в органах місцевого самоврядування” та трудового законодавства України.

ІІІ. Основні завдання і функції відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань є центром координації взаємодії апарату виконавчого комітету селищної ради з місцевими органами виконавчої влади, та іншими органами місцевого самоврядування. Забезпечує взаємодію структурних підрозділів селищної ради, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.

Основними завданнями відділу є:

3.2. Організація та здійснення діловодства у виконавчих органах селищної ради, відповідно до встановлених правил, у тому числі діловодства з документами, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у  селищній раді.

3.3. Здійснює приймання та реєстрацію листів, що надійшли від фізичних та юридичних осіб, телефонною гарячою лінією, поштою та електронною поштою, факсограмою, телефонограмою, реєструє та контролює терміни їх виконання.

3.4. Організація та здійснення окремого діловодства за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію у виконавчих органах селищної ради.

3.5. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства, виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах, забезпечує ведення діловодства у виконавчому комітеті відповідно до інструкції з діловодства, надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства відділам  та працівникам селищної ради, посадовим особам.

3.6. Моніторинг і контроль дотримання структурними підрозділами селищної ради строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, строків розгляду запитів та звернень депутатів усіх рівнів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

3.7. Здійснює контроль за дотриманням термінів та виконанням  контрольних листів та доручень селищного голови.

3.8. Здійснює зняття з контролю розпорядчих документів, які виконані.

3.9. Організаційне забезпечення проведення особистого прийому громадян керівництвом селищної ради.

3.10. Забезпечує порядок формування, оформлення та зберігання розпорядчих документів вхідної та вихідної документації протягом встановленого терміну.

3.11. Організація роботи з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів загального відділу селищної ради у взаємодії з державними архівними установами.

3.12. Подання на затвердження зведеної номенклатури справ Брусилівської

селищної ради до Держархіву Житомирської області.

3.13. Складає та формує зведені номенклатури справ Брусилівської селищної ради, забезпечує формування, оформлення і зберігання документації загального відділу у встановлені строки.

3.14. Надання методичної допомоги структурним підрозділам селищної ради  та старостам сіл за територіальною належністю в організації роботи з ведення діловодства, зверненнями громадян та з питань особистого прийому громадян.

3.15.  Здійснює реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції селищної ради.

3.16. Проведення аналізу письмових і усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування керівництва селищної ради про стан цієї роботи.

3.17. Підготовка  інформаційних та аналітичних матеріалів селищному голові щодо роботи відділу.

3.18. Організовує проведення засідань нарад  селищної ради (розмноження доручень, порядку денного засідань, повідомлення начальників відділів та установ про оперативні наради).

3.19.  Забезпечує підготовку нарад при селищному голові (готує порядок денний, довідкові матеріали, доручення, повідомлення учасників нарад)

3.20. Відділ також виконує інші  доручення селищного голови.

Основними функціями відділу є:

3.21.Організація та забезпечення виконання завдань (доручень), визначених законами України, указами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, нормативно-правовими актами, розпорядчими документами Ради.

3.22. Взаємодія у межах компетенції та у встановленому порядку з іншими органами місцевого самоврядування, виконавчої влади та структурними підрозділами селищної ради.

3.23. Надання у межах компетенції методичної та практичної допомоги структурним підрозділам селищної ради.

3.24. Організація та проведення у межах компетенції семінарів, нарад, круглих столів тощо.

3.25. Участь у заходах щодо підвищення професійного рівня працівників відділу (професійне навчання працівників без відриву від роботи).

3.26. Приймання, реєстрація, обробка, взяття на контроль завдань у системі документообігу вхідної кореспонденції та приймання, реєстрація, обробка вихідної кореспонденції, включаючи процедури:

• • попередній розгляд вхідних документів, про які необхідно негайно інформувати;
  • ведення обліку документів, забезпечення їх зберігання, оперативного пошуку, доставки та надання інформації щодо них;
  • удосконалення форм роботи з документами з урахуванням використання оргтехніки та ПК;
  • організація електронної обробки документів, їх тиражування та розсилка;
  • вжиття заходів щодо скорочення термінів проходження документів, узагальнення та аналіз даних про хід і результати цієї роботи;
  • реєстрація, розсилка документів вихідної кореспонденції;

3.27. Відправлення вхідної та вихідної кореспонденції засобами електронної пошти, підприємствам, організаціям, громадянам.

3.28. Розробка зведеної номенклатури справ.

3.29. Забезпечення діяльності Експертної комісії з питань роботи з документами.

3.30. Погодження зведеної номенклатури справ, перевірка формування документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури.

3.31. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні у відділі, складання та подання на розгляд Експертної комісії актів про вилучення для знищення документів.

3.32. Формування в межах компетенції документів у справи відповідно до номенклатури справ загального відділу селищної ради.

3.33. Ведення реєстрації, приймання, обробки, постановки на контроль та виконання звернень громадян та запитів на публічну інформацію окремо від загального діловодства.

3.34. Підготовка аналітичних довідок, звітів про роботу із запитами на публічну інформацію та забезпечення їх оприлюднення.

3.35. В межах компетенції відділ бере участь в інформуванні суспільства про показники роботи, напрями та підсумки діяльності селищної ради.

3.36. Виконання інших завдань за дорученням керівництва селищної ради в межах визначених повноважень.

ІV. Права відділу

4.1. Відділ з метою виконання покладених на нього завдань та функцій має право:

1. Брати участь у роботі сесій селищній раді, засіданнях виконкому селищної ради, постійних комісій  селищної ради, робочих групах, дорадчих органах, нарадах, інших заходах.
2. Отримувати (у межах повноважень) від структурних підрозділів селищної ради, підприємств, установ та організацій інформацію щодо виконання надісланих їм документів, рішень виконкому селищної ради, розпоряджень селищного голови, надання ними у визначені строки інформації про виконання документів, а також письмових пояснень про кожен випадок несвоєчасного чи формального розгляду документів.
3. Надавати пропозиції щодо вдосконалення діяльності ведення діловодства в структурних підрозділах селищної ради.
4. Вносити пропозиції керівництву селищної ради щодо вдосконалення роботи селищної ради, діяльності відділу, покращення інформаційного, матеріального, технічного забезпечення відділу.
5. Співпрацювати з депутатським корпусом, членами виконавчого комітету, органами державної виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями селищна та об'єднаннями громадян.

V. Керівництво відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду селищним головою в порядку, визначеному чинним законодавством.

5.2. Основною метою діяльності начальника відділу є забезпечення управління роботою працівників відділу, контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах селищної ради, виконання обов’язків, визначених Положенням про відділ.

5.3. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом у державних органах на керівних посадах не менш 3 років або стаж роботи за фахом в інших сферах не менш 4 років, досконало володіє державною мовою.

5.4. Начальник відділу в межах своїх повноважень здійснює функції по виконанню завдань, покладених на відділ та визначених даним Положенням, а саме:

• • здійснення керівництва діяльністю та організацією роботи відділу відповідно до даного Положення;
  • визначення пріоритетів роботи відділу та шляхи виконання покладених на нього завдань, затвердження планів роботи Відділу відповідно до планів селищної ради, звітів про їх виконання;
  • організація, забезпечення контролю у межах компетенції виконання Відділом Конституції України, законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, тощо, дотриманням строків розгляду запитів і звернень депутатів усіх рівнів, планів діяльності Ради, рішень ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції;
  • надання обов’язкових до виконання доручень працівникам відділу з питань, що належать до сфери діяльності відділу, контроль за їх виконанням;
  • організація розробки Положення про відділ, його погодження та надання на затвердження;
  • організація розробки посадових інструкцій працівників відділу, їх погодження та надання на затвердження;
  • організація планування роботи відділу;
  • підготовка пропозицій щодо: кадрових питань та проходження служби; розгляду вхідної кореспонденції; стану організації роботи відділу;
  • участь у нарадах, семінарах, що проводить керівництво селищної ради;
  • розробка та внесення в установленому порядку проектів нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів з питань, що належать до сфери діяльності відділу;
  • проведення організаційних нарад з працівниками відділу;
  • підготовка та надання керівництву селищної ради інформаційних та аналітичних матеріалів відповідно до компетенції відділу;
  • взаємодія з місцевими органами виконавчої влади, об’єднаннями громадян, профспілками та організаціями роботодавців, підприємствами, установами, організаціями згідно з компетенцією відділу;
  • ініціювання та проведення нарад з питань, що належать до компетенції відділу;
  • налагодження взаємодії зі структурними підрозділами селищної ради для прийняття узгодженого рішення;

5.5. Забезпечення додержання працівниками відділу:

• виконавської дисципліни; 
• порядку ведення діловодства;
• правил внутрішнього трудового розпорядку;
• вимог нормативно-правових актів з охорони праці та правил пожежної безпеки;
• внесення пропозицій керівництву щодо удосконалення роботи, оптимізації організаційної структури та чисельності відділу;
• участь у роботі комісій, робочих груп;
• забезпечення належного виконання відділом вимог Законів України «Про доступ до публічної інформації;
• організація професійного навчання у відділі;

5.6. Обов’язки начальника відділу, під час відсутності його у зв`язку з відпусткою, хворобою, іншими причинами, виконує головний спеціаліст відділу.

5.7. Начальник Відділу має право:

• на повагу до своєї особистості, честі та гідності, справедливе і шанобливе ставлення з боку керівників, колег та інших осіб;
• на чітке визначення посадових обов’язків;
• на належні умови праці та їх матеріально-технічне забезпечення;
• контролювати і вимагати дотримання структурними підрозділами селищної ради встановлених правил роботи з документами;
• вимагати від керівників структурних підрозділів своєчасного подання інформації по виконанню розпорядчих документів;
• вносити на розгляд пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами;
• повертати виконавцю документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення вимог, установлених Інструкцією з діловодства;
• інформувати про порушення термінів виконання контрольних документів;
• перевіряти стан дотримання вимог нормативно-методичних документів з питань ведення діловодства структурними підрозділами селищної ради.

5.8. Начальник відділу несе персональну відповідальність за:

• рівень трудової та виконавської дисципліни у відділі;
• стан професійної підготовки та виховної роботи з працівниками відділу;
• порушення Присяги посадової особи місцевого самоврядування;
• порушення правил етичної поведінки посадової особи місцевого самоврядування;
• вияв неповаги до держави, державних символів України, Українського народу;
• перевищення службових повноважень, порушення обмежень та заборон, установлених законодавством з питань проходження служби в органах місцевого самоврядування або вчинення інших дій, що шкодять авторитету служби;
• порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, норм професійної етики та інші порушення службової дисципліни;
• порушення нормативних актів з охорони праці та діючих інструкцій;
• неякісне та несвоєчасне виконання завдань і повноважень, покладених на відділ даним Положенням, окремих доручень керівництва селищної ради, а також надання недостовірної інформації.

VІ. Взаємовідносини

6.1. Відділ здійснює свою діяльність у взаємодії з усіма структурними підрозділами селищної ради з питань, що належать до його компетенції.

6.2. За дорученням керівництва відділ взаємодіє, відповідно до компетенції,з іншими органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, громадськими організаціями, об'єднаннями, підприємствами, установами, організаціями, громадянами тощо.

Секретар селищної ради                              Віктор ШКУРАТІВСЬКИЙ