Фото без описуФото без опису

ЗАТВЕРДЖЕНО розпорядження

селищного голови
          28.05.2024  №  53

 

ІНСТРУКЦІЯ

з документування управлінської інформації в електронній формі та

організації роботи з електронними документами в діловодстві,

електронного міжвідомчого обміну

 

І.Загальні положення

1.    Ця Інструкція відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” та інших актів законодавства визначає:

засади організації документування управлінської інформації в електронній формі для структурних підрозділів селищної ради, які тимчасово створюють документи у паперовій формі;

оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Ця Інструкція встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень.

Ця Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються в селищній раді, структурними підрозділами селищної ради, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління селищної ради.

Особливості організації діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами та не можуть регулюватися цією Інструкцією.

Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Основна форма провадження діловодства в селищній раді є електронна.

Документування управлінської інформації в селищній раді здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;

електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;

документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

3.    Загальні засади документування управлінської інформації в селищній раді та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Інструкцією з діловодства в Брусилівській селищній раді у новій редакції (далі - Інструкція з діловодства).

Діловодство у паперовій формі допускається лише для документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.

4.    До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

5.    Проходження в діловодстві селищної ради одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

6.    У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:

1)    електронний аудіовізуальний документ - електронний документ, зміст якого представлено у вигляді відеоряду, зображення і/або запису звуку, для фіксування і/або відтворення яких застосовують відповідну апаратуру, на який накладено кваліфікований електронний підпис;

2)    бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа селищної ради або її структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3)    візуалізація - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для людини;

4)    витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

5)    візування проекту електронного документа (візування) - накладання посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;

6)    електронний документообіг селищної ради - обіг проходження службових електронних документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення або знищення ;

7)    електронна копія електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

8)    електронна копія оригіналу паперового документа (фотокопія) — візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою селищної ради;

9)    електронний внутрішній опис документів справи — окремий обліковий електронний документ, що містить перелік заголовків до текстів електронних документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх реєстраційних індексів, дат, кількості сторінок;

10)  електронний журнал — окремий реєстр системи електронного документообігу селищної ради, що містить записи про зареєстровані документи, об’єднані за певною ознакою або групою ознак;

11)  електронна резолюція - реквізит, який створений у системі електронного документообігу та який вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання та пов’язаний з нею кваліфікований електронний підпис цієї посадової особи. Електронна резолюція є єдиною допустимою електронною формою реалізації доручень, виданих в електронній формі, візуалізація якої визначається Інструкцією з діловодства;

12)  електронна справа - сукупність файлів електронних документів, що входять до неї, електронного внутрішнього опису та засвідчувального напису справи;

13)  електронний довідник — електронно-довідковий перелік прикладного характеру, в якому зібрано типові набори даних;

14)  електронне повідомлення — автоматично або у разі необхідності автоматизовано створена та передана в електронній формі інформація про доставку/ отримання/ відмову в реєстрації/ реєстрацію електронного документа адресатом та інше;

15)  індикатори стану виконання документів — визначені критерії етапів проходження документів в селищній раді з метою їх моніторингу;

16)  контроль — комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень);

17)  система моніторингу — комплексна автоматизована система безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан виконання управлінських рішень (електронних документів) в селищній раді;

18)  опис справ в електронній формі - довідник в електронній формі, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

19)  паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому цією Інструкцією;

20)  підписання проекту електронного документа (підписання) - накладання уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа, кваліфікованого електронного підпису (підписів) на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

21)  погоджувач - посадова особа, що здійснює візування (погодження) проекту документа;

22)  правовий статус - набрання електронними даними юридичної сили;

23)  примірник електронного документа - файл, який містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

24)  проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою (уповноваженими особами), зазначеною (зазначеними) у реквізитах підписувача такого документа;

25)  редакційна правка - будь-яке редагування проекту електронного документа, виконуване автором, погоджувачем або підписувачем;

26)  реєстратор - працівник служби діловодства в селищній раді, уповноважений на здійснення реєстрації вхідних та/або внутрішніх, та/або вихідних документів;

27)  реєстраційно-моніторингова картка - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в селищній раді документа незалежно від форми його створення;

28)  реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

29)  система електронного документообігу в селищній раді - сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві селищної ради;

30)  служба діловодства – загальний відділ селищної ради, що забезпечує реєстрацію, облік,        організацію документообігу службових документів;

31)  служба контролю – загальний відділ селищної ради, відповідальний за здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень та контролю за відповідністю їх виконання поставленому завданню;

32)  службова електронна пошта - електронна пошта (поштова скринька) працівника селищної ради, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили;

33)  уповноважена особа - особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

34)  управлінська інформація - сукупність необхідних даних, які сприятимуть у вирішенні управлінських рішень;

35)  управлінське рішення - будь-яке завдання, визначне посадовою особою або колегіальним органом в межах повноважень та спрямоване на досягнення поставлених цілей;

36) формування електронних справ - групування виконаних електронних документів у справи відповідно до номенклатури справ селищної ради.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в законах України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”,  а також Регламенті організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.

7.    Організація електронного документообігу в селищній раді покладається на загальний відділ селищної ради (далі - служба діловодства), який забезпечує:

розроблення в селищній раді єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;

розроблення номенклатури справ апарату селищної ради;

реєстрацію та облік документів;

надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з електронними документами в селищній раді та її структурних підрозділах;

організацію документообігу, формування справ, їх зберігання та знищення;

впровадження та нагляд за дотриманням структурними підрозділами селищної ради вимог інструкцій з діловодства та національних стандартів;

використання системи електронного документообігу, ведення та актуалізацію електронних довідників в селищній раді;

дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів та організації роботи з ними;

організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду селищної ради в електронній формі та користування ним;

інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;

розроблення     типових     маршрутів  проходження      документів в селищній раді;

перевірку правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ апарату селищної ради, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;

8.    Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства Брусилівської селищної ради, якою одночасно регламентується питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

9.    Діловодство селищної ради, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу селищної ради, інтегрованої до системи взаємодії.

У разі відсутності в селищній раді системи електронного документообігу для організації листування з іншими установами використовується спеціальний веб-модуль системи взаємодії (далі - веб-модуль системи взаємодії).

10.  Система електронного документообігу селищної ради повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

11.  Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки є обов’язковим.

II.  Міжвідомчий обмін електронними документами

Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюється виключно з дотриманням вимог до встановлених форматів даних електронного документообігу.

Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку електронних документів від їх відправників до їх одержувачів (адресатів).

Користувачі системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи.

1.    Приймання вхідних електронних документів

1)    Електронні документи, що надходять до селищної ради через систему взаємодії, приймаються службою діловодства.

2)    Електронний документ, що завантажився із системи взаємодії до системи електронного документообігу селищної ради або надійшов до веб-модуля системи взаємодії селищної ради, вважається доставленим адресату.

3)    Попередній розгляд електронного документа здійснюється в електронній формі службою діловодства з використанням системи електронного документообігу селищної ради або у разі її відсутності веб-модуля системи взаємодії.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має електронний документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом селищної ради або надсилання після реєстрації за належністю до структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в селищній раді;

чи належить до електронних документів термінового розгляду (опрацювання).

4)    Попередній розгляд електронних документів повинен здійснюватися у день надходження (доставки) або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі їх надходження (доставки) після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.

5)    За результатами попереднього розгляду отриманий через систему взаємодії електронний документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

порушено вимоги щодо форми підготовки (пункт 2 розділу І цієї Інструкції) або оформлено з порушенням вимог підпункту 18 пункту 2 розділу IV та підпункту 19 пункту 2 розділу IV цієї Інструкції;

електронний документ надійшов не за адресою;

електронний документ надійшов повторно;

заявлений склад електронного документа не відповідає фактичному;

реквізити вхідного електронного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в електронному документі;

відсутній пов'язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа або особою, що виконує його обов’язки;

по’вязані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»;

відсутня кваліфікована електронна позначка часу;

візуальна форма електронного документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

У цих випадках служба діловодства відмовляє у реєстрації такого електронного документа із зазначенням однієї з наведених підстав.

2.    Надсилання вихідних електронних документів

1)    Надсилання електронних документів через систему взаємодії їх адресатам здійснюється автоматично, за фактом їх завантаження із системи електронного документообігу селищної ради (веб-модуля системи взаємодії) селищної ради в систему взаємодії одразу після їх реєстрації.

Під час завантаження автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає заявленому в реєстраційно-моніторинговій картці переліку адресатів, для їх подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути відправлений через систему взаємодії електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цієї Інструкції або який оформлено з порушенням вимог підпункту 18 пункту 2 розділу IV та підпункту 19 пункту 2 розділу IV цієї Інструкції.

2)    Із системи електронного документообігу селищної ради до системи взаємодії завантажуються електронні копії документів, засвідчені електронною печаткою селищної ради.

Із веб-модуля системи взаємодії до системи взаємодії завантажуються електронні копії документів, засвідчені електронними печатками, створення, засвідчення та внесення до веб-модуля яких здійснює реєстратор.

3)    Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення із зазначеним часом про доставку цього документа адресату.

У разі ненадходження відправнику протягом шести годин з моменту відправки електронного документа, електронного повідомлення про доставку цього документа адресату, вважається, що такий документ адресатом не одержано. У такому випадку відправник вживає всіх можливих заходів до забезпечення одержання адресатом відповідного документа в електронній формі.

У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову у реєстрації електронного документа відправником вживаються заходи для усунення підстав відмови і забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

Відхилення адресатом електронного документа без зазначення підстав, що визначені у підпункті 5 пункту 1 розділу II цієї Інструкції вважається порушенням.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

3.    Журнал обміну електронних документів

1)    Журнал обміну є окремим електронним реєстром у складі системи електронного документообігу селищної ради (веб-модуля системи взаємодії), який формується із переліку записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії.

2)    Журнал обміну складається з таких розділів:

надіслані — номер і дата реєстрації електронного документа, адресат, короткий зміст, вид, дата і час надсилання, а також атрибути електронного повідомлення;

отримані — вихідні номер і дата реєстрації електронного документа, кореспондент, дата і час доставки;

зареєстровані — складові, аналогічні до складових розділу отримані, а також номер і дата реєстрації електронного документа установою-адресатом та прізвище, ім’я, по батькові реєстратора, найменування структурного підрозділу, відповідального за виконання документа в селищній раді власне ім’я та прізвище, телефон та службова електронна пошта його керівника, власне ім’я та прізвище відповідального за виконання документа в селищній раді, його телефон та службова електронна пошта;

відмовлено в реєстрації — до атрибутів розділу отриманих додаються дата і підстава відмови, власне ім’я та прізвище та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

3)    Електронні повідомлення автоматично вносяться до журналу обміну та додаються до відповідних записів про проходження примірників електронних документів через систему взаємодії та реєстраційно-моніторингових карток відповідних електронних документів.

Електронне повідомлення автоматично генерується системою електронного документообігу селищної ради (веб-модулем системи взаємодії) та надсилається відправнику одразу за фактом доставки, отримання, реєстрації, відмови у реєстрації електронного документа адресатом.

Електронні повідомлення не потребують окремої їх реєстрації та візуалізації.

4)    Електронні повідомлення мають такі обов’язкові атрибути:

про надсилання — статусне електронне повідомлення “Надіслано” та дата і час надсилання;

про доставку — статусне електронне повідомлення “Доставлено” та дата і час доставки;

про реєстрацію — статусне електронне повідомлення “Зареєстровано” та номер і дата реєстрації електронного документа;

про відмову у реєстрації — статусне електронне повідомлення “Відмова у реєстрації”, дата, час, підстава відмови, власне ім’я та прізвище, та телефон реєстратора, яким здійснено відмову.

Також система взаємодії має здійснювати оперативне інформування користувача системи взаємодії про:

позитивний результат технічної перевірки системою взаємодії надісланого користувачем системи взаємодії документа та його постановку в чергу на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) адресата;

кількість документів, що стоять в черзі на завантаження до системи електронного документообігу (веб-модуля системи взаємодії) користувача.

 

4.    Особливості електронної взаємодії без застосування системи взаємодії

1)    Інформаційний обмін між працівниками селищної ради та структурними підрозділами селищної ради здійснюється лише з використанням службової електронної пошти.

2)    Інформаційний обмін здійснюється з метою:

попереднього погодження редакції проектів спільних електронних документів, зокрема розпоряджень, рішень, наказів, доручень селищного голови;

доведення управлінської інформації до відома, зокрема про плани та роботу селищної ради;

інформування про прийняті селищною радою управлінські рішення;

з’ясування стану опрацювання селищною радою електронних документів, що надійшли на їх розгляд.

3)    Інформація з листування службовою електронною поштою може використовуватися для підтвердження виконаних дій.

4)    Інформаційний обмін службовою електронною поштою не має юридичної сили.

5)    Інформаційний обмін службовою електронною поштою не допускається щодо інформації з обмеженим доступом.

III.  Організація електронного документообігу

Організація документообігу в селищній раді здійснюється за допомогою системи електронного документообігу селищної ради, що інтегрується із системою взаємодії.

Система електронного документообігу селищної ради повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій документів, взаємозв’язок із системами електронного документообігу інших установ.

1.    Облік обсягу електронного документообігу

1)    Облік обсягу електронного документообігу здійснюється в автоматизованому режимі системою електронного документообігу селищної ради.

2)    Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в електронній формі (додаток 1).

2.    Реєстрація документів

1)    Вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в селищній раді, реєструються в системі електронного документообігу селищної ради.

2)    Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах (далі — документи) в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

3)    Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу в селищній раді в електронній формі.

4)    До обов’язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: вид документа, індекс та заголовок електронної справи, кореспондент (установа-відправник), підписувач документа та кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка установи-відправника, адресат (перелік установ, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути установи), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа в селищній раді із зазначенням його індексу, власне ім’я та прізвище, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його власне ім’я та прізвище, строк та позначка про виконання електронного документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

5)    До додаткових реквізитів, що вносяться до реєстраційно-моніторингової картки, належать: внутрішнє переадресування електронного документа між структурними підрозділами селищної ради, наявність і перелік додатків, проміжні строки виконання, інформація про зміну та перенесення строків виконання, припинення моніторингу електронного документа, електронні повідомлення системи взаємодії, код документа згідно з тематичним класифікатором установи, строк передавання до архівного підрозділу установи, позначка про належність документа до документів термінового розгляду, строк зберігання електронного документа (відповідно до номенклатури справ).

6)    Допускається введення селищною радою інших реквізитів електронного документа, які не звужують та не змінюють застосування обов’язкових та додаткових його реквізитів.

7)    Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції селищної ради здійснюється службою діловодства установи централізовано в єдиній системі.

Порядок реєстрації окремих видів документів визначається Інструкцією з діловодства.

8)    Факсограми та інші електронні документи, що надходять електронною поштою без/з кваліфікованим електронним підписом (кваліфікованою електронною печаткою), реєстрації не підлягають.

9)    У системі електронного документообігу селищної ради формується єдина централізована база реєстраційних даних в електронній формі, за допомогою якої працівники забезпечуються інформацією про всі документи, які надійшли на адресу селищної ради і їх місцезнаходження.

10)  Порядок внесення реквізитів до реєстраційно-моніторингової картки та їх розміщення визначається Інструкцією з діловодства. 

Реєстрація вхідних документів

11)  Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється працівником служби діловодства лише після проведення попереднього розгляду документа.

12)  Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу селищної ради та веб- модулі системи взаємодії.

13)  На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наноситься його штрих-код або QR-код, присвоєний системою електронного документообігу селищної ради, та створюється фотокопія, яку працівник служби діловодства вносить до реєстраційно-моніторингової картки.

14)  Вхідний документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації та створення фотокопії працівником служби діловодства передається безпосередньо в структурний підрозділ селищної ради, визначений в установленому порядку відповідальним за виконання цього документа,  для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Перевірка кваліфікованого електронного підпису

15)  Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 р. № 749 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 76, ст. 2528)

16)  В селищній раді застосовується он-лайн перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

17)  Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Реєстрація вихідних документів

18)  Реєстрація вихідних електронних документів здійснюється в автоматизованому режимі під час їх підписання. Інструкцією з діловодства може бути передбачена автоматична реєстрація всіх або окремих видів документів за фактом їх підписання.

19)  Надсилання документів незалежно від форми їх створення, здійснюється через систему взаємодії.

У разі створення документа у паперовій формі адресату надсилається лише його фотокопія через систему взаємодії, крім випадку надсилання документів  установі чи особі, які не є користувачами системи взаємодії, та документів, визначених пунктом 2 цієї Інструкції.

20)  Якщо адресат не є користувачем системи взаємодії, працівник служби діловодства створює паперову копію електронного документа, засвідчує її печаткою, на якій зазначено найменування селищної ради та/або її структурного підрозділу (без зображення Державного Герба України) та надсилає за належністю згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

21)  У разі надсилання фотокопії документа через систему взаємодії оригінал вихідного документа в паперовій формі (лише для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання) передається в структурний підрозділ селищної ради (автору документа) для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі їх адресату.

22)  Перевірку внесених у реєстраційно-моніторингову картку обов’язкових та додаткових реквізитів вихідного документа здійснює система електронного документообігу в автоматичному режимі.

Кваліфікована електронна печатка

23)  Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається Інструкцією з діловодства на підставі актів законодавства.

24)  Розпорядженням селищного голови визначаються порядок використання електронної печатки та уповноважені посадові особи, відповідальні за її застосування.

Кількість електронних печаток, що використовуються селищною радою, не обмежується.

Установам надається право засвідчувати електронні копії документів, зокрема на вимогу органів судової влади та правоохоронних органів.

3.Організація передавання документів та визначення їх виконавців

1)    Зареєстрований документ за фактом внесення працівником служби діловодства в реєстраційно-моніторингову картку відповідального за розгляд документа (згідно з розподілом обов’язків) селищного голови, заступників селищного голови, секретаря селищної ради, секретаря виконавчого комітету селищної ради, або керівника структурного підрозділу селищної ради, який розглядає документ в селищній раді першим (далі — первинний розгляд), автоматично передається на розгляд через систему електронного документообігу селищної ради.

Документ автоматично та одночасно надходить на розгляд одній чи декільком посадовим особам (селищному голові,  секретарю селищної ради, секретарю виконавчого комітету селищної ради, заступникам селищної ради, або керівникам структурних підрозділів селищної ради), які визначені виконавцями (співвиконавцями) зазначеного документа.

2)    Документи одразу після їх реєстрації передаються на первинний розгляд.

Голові селищної ради або особі, що виконує його обов’язки, на первинний розгляд передаються документи, що надійшли від Секретаріату Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Офісу Президента України, звернення народних депутатів та доручення (листи) установ вищого рівня.

Селищному голові, заступникам селищного голови згідно з розподілом обов’язків на первинний розгляд передаються акти органів державної влади, документи, що надійшли від структурних підрозділів селищної ради та її апарату, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, організацій, установ та підприємств, що належать до сфери управління селищної ради, організаційно-розпорядчі та програмні документи загальнодержавного характеру.

Первинний розгляд проектів актів, внесених селищною радою на спільне розроблення, інших документів здійснюється керівниками структурних підрозділів селищної ради та її апарату або особами, що виконують їх обов’язки, в межах їх компетенції.

Електронна резолюція

3)    Посадова особа, яка здійснює первинний розгляд електронного документа, накладає на нього електронну резолюцію, в якій визначає головного виконавця, відповідального за організацію виконання документа в селищній раді, та у разі необхідності співвиконавців і строк його виконання.

В електронній резолюції обов’язково зазначаються всі структурні підрозділи селищної ради та її апарату, які беруть участь в опрацюванні документа та погодженні проекту відповіді.

Посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, накладають на нього електронні резолюції, в яких визначають відповідальних виконавців та у разі необхідності співвиконавців у межах відповідного структурного підрозділу.

4)    Електронна резолюція складається з таких реквізитів: прізвище, власне ім'я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, кваліфікований електронний підпис посадової особи.

В електронній резолюції до електронного документа, що не має строку виконання, зазначення змісту доручення та строку виконання не вимагається.

Електронна резолюція може доповнюватися іншими реквізитами, які визначаються Інструкцією з діловодства.

Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) електронні резолюції не допускаються.

5)    Усі електронні резолюції, накладені на електронний документ, вносяться до його реєстраційно-моніторингової картки і нерозривно пов’язані із нею. Електронна резолюція, яка є наслідком виконання електронної резолюції вищого рівня, додатково містить логічне посилання на відповідну електронну резолюцію (дерево електронних резолюцій).

6)    На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї ж посадової особи.

7)    До накладання електронної резолюції встановлюються такі вимоги:

виконавцями електронної резолюції селищного голови визначаються керівники структурних підрозділів селищної ради (у разі необхідності можуть бути визначені працівники установи до компетенції яких належить зазначене у резолюції питання), про що система електронного документообігу автоматично інформує селищного голову, заступників селищного голови, які координують діяльність відповідного структурного підрозділу та у разі потреби мають право доповнити зазначену резолюцію, не змінюючи суті доручення селищного голови та його головного виконавця;

виконавцями резолюції селищного голови, заступників селищного голови, визначаються керівники підпорядкованих структурних підрозділів селищної ради, які входять до складу структурних підрозділів, чию діяльність координує відповідний заступник селищного голови, про що система електронного документообігу автоматично інформує керівників відповідних структурних підрозділів;

виконавцями резолюції керівника структурного підрозділу визначаються спеціалісти відповідного підрозділу, про що система електронного документообігу селищної ради автоматично інформує керівників відповідних підпорядкованих підрозділів, що входять до складу цього структурного підрозділу;

виконавцем резолюції селищного голови, заступників селищного голови, може бути будь-який підпорядкований відповідному керівнику співробітник установи, до компетенції якого належить зазначене в резолюції питання. Про визначення в резолюції виконавця система електронного документообігу селищної ради автоматично інформує керівництво структурного та підпорядкованого підрозділу даного співробітника;

отримання селищним головою, заступниками селищного голови, керівником структурного або підпорядкованого підрозділу електронного повідомлення про створення селищним головою електронної резолюції не передбачає створення відповідним керівником своєї резолюції до цього ж документа, а лише передбачає ознайомлення із документом;

електронною резолюцією може бути визначено головного виконавця, співвиконавців, строки виконання, отримувачів документа “до відома”.

8)    Електронні документи надходять до їх виконавців виключно через систему електронного документообігу селищної ради на підставі накладених на них електронних резолюцій.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

9)    Керівники структурних підрозділів селищної ради та її апарату опрацьовують електронні документи, отримані в результаті їх передавання через систему електронного документообігу за належністю, на підставі накладених на них електронних резолюцій.

У разі необхідності керівник структурного підрозділу селищної ради та її апарату має право делегувати своєму заступнику  розгляд частини електронних документів, які надходять на опрацювання до структурного підрозділу.

10)  Система електронного документообігу селищної ради автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

11)  Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу селищної ради на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

12)  Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а його опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, відповідальний виконавець має право після ознайомлення з документом внести в реєстраційно-моніторингову картку інформацію про спосіб виконання цього документа (питання вирішено в робочому порядку, взято участь у нараді тощо), закрити його “до справи”.

Якщо електронний документ розіслано працівникам селищної ради для ознайомлення через систему електронного документообігу селищної ради, працівники вносять відмітку про їх ознайомлення, а у разі розсилання для ознайомлення під підпис - підтверджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. У такому випадку в системі електронного документообігу селищної ради автоматично генерується лист ознайомлення з документом, у якому зазначається перелік посадових осіб селищної ради, яким було передано відповідний документ з позначкою про ознайомлення, у такому форматі: власне ім’я та прізвище, дата надходження електронного документа, дата ознайомлення (кваліфікована електронна позначка часу). 

IV.  Документування управлінської інформації в електронній формі

1.    Загальні вимоги до створення документів

1)    Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цією Інструкцією правил.

2)    Реквізити, визначені цією Інструкцією, вносяться в реєстраційно- моніторингову картку.

Бланки документів

3)    Організаційно-розпорядчі документи селищної ради оформлюються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції.

4)    Бланки генеруються системою електронного документообігу селищної ради в автоматичному режимі на підставі обраних автором проекту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.

Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписував тощо.

5)    Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

6)    Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу селищної ради може генерувати види бланків документів, які визначені Інструкцією з діловодства.

7)    Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу селищної ради без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

8)    Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.

Дата підписання, засвідчення та реєстрації

9)    Дата підписання визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованим електронним підписом.

10)  Дата засвідчення визначається кваліфікованою електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з кваліфікованою електронною печаткою.

11)  Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу селищної ради (веб-модулем системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.

12)  Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).

Оформлення додатків

13)  На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до підпункту 19 пункту 1 розділу IV цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.

14)  На додатках до розпорядження, наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, наприклад:

Додаток 5

до розпорядження

селищного голови

10 квітня 2024 року № 97       

 

Реєстраційний індекс документів

15)  Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.

16)  Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою згенерованого бланка.

17)  Під час візуалізації документа система електронного документообігу селищної ради відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих¬коду або QR-коду (для державної реєстрації актів лише QR-код), який обов’язково містить:

дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;

реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з електронної позначки часу (лише для  QR-коду);

дані про погодження (лише для розпоряджень та наказів).

18)  Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів — лише QR-код).

Гриф затвердження документа

19)  У разі коли електронний документ затверджується розпорядженням, наказом, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви (у називному відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням дати його затвердження і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

селищного голови

15 квітня 2024 року № 98

 

Гриф затвердження візуалізується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

Дані про виконання документів

20)  Відмітка про закінчення виконання документа вноситься до реєстраційно-моніторингової картки та містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу селищної ради “До справи”, номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:

До справи № 02-04

Лист-відповідь від 18.04.2024 № 02-04/75/24

 або

До справи № 02-25

Питання вирішено позитивно під час телефонної

розмови 18.04.2024

Особливості оформлення деяких видів документів

Протоколи

21)  Протоколи складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства або рішення колегіального органу.

22)  У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується кваліфікованим електронним підписом секретаря колегіального органу (далі — секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.

23)  Протоколи та витяги з них засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою селищної ради, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.

Службові листи

24)  Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу.

25)  Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.

Документи про службові відрядження

26)  Для реєстрації відряджень ведеться окремий електронний журнал (додаток 2), під час внесення запису про відрядження до якого система електронного документообігу селищної ради здійснює автоматичне делегування повноважень в системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.

2.    Підготовка проектів електронних документів

1)    За підготовлений проект електронного документа відповідальним є автор документа.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

2)    Підготовка проекту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

проект електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу селищної ради;

у разі наявності супровідних матеріалів до проекту електронного документа вони додаються до проекту електронного документа виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені у систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

внесення до проекту електронного документа селищної ради посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проект;

внесення до реєстраційно-моніторингової картки в автоматизованому режимі індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

зазначення обов’язкового статусу призначення проекту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

формулювання проекту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад:  департаменту фінансів облдержадміністрації; керівникам

структурних підрозділів селищної ради тощо;

формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно- моніторинговій картці.

3)    Ім’я файла вихідного проекту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:

Лист ...

Службова записка ...

Розпорядження про ...

Зміни до розпорядження від ... № ...

Зміни до розпорядження від ...№...

Д1_Порядок (положення, інструкція тощо) ...

Д2_Таблиця (графік, план тощо) ...

Сканована копія листа ...

Візування та погодження проектів електронних документів

4)    Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу селищної ради на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

5)    Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

6)    Погодження та підписання проекту електронного документа здійснюється у такому порядку:

проект електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів селищної ради, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;

проект електронного документа візується селищним головою, заступниками селищного голови, які координують роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проекту електронного документа;

у разі погодження проектів розпоряджень (наказів) в електронній формі проект розпорядження (наказу) візується начальником відділу юридичного забезпечення селищної ради;

проект електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно- моніторинговій картці, при цьому візування проекту електронного документа не затверджує зазначений документ;

проект підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.

7)    Не завізований у відповідному порядку проект електронного документа не передається на підписання (затвердження).

8)    Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через систему електронного документообігу селищної ради проекту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

9)    Свою позицію щодо опрацьованого проекту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через систему електронного документообігу селищної ради. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проекту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу селищної ради:

зберігає поточну версію проекту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проекту електронного документа;

створює нову версію проекту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проекту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проекту зберігаються в архіві версій в реєстраційно- моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно- моніторингової картки блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

10)  Згідно з Інструкцією з діловодства, затвердженої розпорядженням селищного голови, погодження проекту електронного документа (за винятком розпоряджень та наказів) може здійснюватися у такому порядку:

  проект електронного документа візується його автором, після чого система електронного документообігу селищної ради автоматично одночасно надсилає його на ознайомлення керівнику підпорядкованого підрозділу та керівнику структурного підрозділу (відповідального підрозділу), селищному голові, заступникам селищного голови, які координують роботу відповідального підрозділу, та уповноваженим особам інших структурних підрозділів селищної ради, зазначених в реєстраційно-моніторинговій картці;

погоджувач, зазначений в реєстраційно-моніторинговій картці, протягом строку, визначеного Інструкцією з діловодства залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проектом електронного документа та у разі наявності зауважень вносить їх до проекту електронного документа;

якщо погоджувач протягом зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проекту електронного документа, система електронного документообігу селищної ради автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проекту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.

Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.

11)  У разі погодження проекту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно- моніторинговій картці, візує проект електронного документа.

12)  Після візування всіма зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці погоджувачами система електронного документообігу селищної ради автоматично надсилає проект електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.

Юридична експертиза

13)  Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням системи електронного документообігу.

14)  За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа відділу юридичного забезпечення селищної ради готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Мін’юстом.

15)  Висновок вноситься до системи електронного документообігу селищної ради як внутрішній документ, логічно пов’язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи відділу юридичного забезпечення селищної ради.

16)  У разі відсутності зауважень до проекту електронного документа уповноважена особа відділу юридичного забезпечення селищної ради візує проект електронного документа в системі електронного документообігу селищної ради.

Підписання проектів електронних документів

Підписувач

17)  Посадові особи є підписувачами проектів електронних документів у межах своїх повноважень.

18)  Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установами, крім Секретаріату Кабінету Міністрів, до Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України є керівник установи або особа, що виконує його обов'язки згідно з розподілом обов’язків.

 Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установам вищого рівня, та доручень установам, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи є керівник установи або особа, що виконує його обов'язки згідно з розподілом обов’язків,  селищний голова, заступники селищного голови згідно з розподілом обов’язків.

Підписувачем проектів електронних документів, що надсилаються установам того ж або нижчого рівня, територіальному органу установи, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління установи, а також листів щодо розроблення проектів актів є керівник установи  або особа, що виконує його обов’язки.

Підписувачем проектів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу установи в межах компетенції або особа, що виконує його обов'язки.

Підписувані проекти електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, громадянам, визначаються Інструкцією з діловодства.

19)  Не допускається підписання в установі проектів електронних документів із зверненням безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Офісу Президента України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр- міністрів України, Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належить, якщо інше не передбачено законодавством.

20)  Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:

Селищний голова                             Власне ім 'я ПРІЗВИЩЕ

 

21)  Проекти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проекту електронного документа відповідальні кілька осіб — двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб — підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Директор                                              Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Головний бухгалтер                            Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

або

Голова комісії                                      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Секретар комісії                                  Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

22)  У разі підписання проекту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:

Селищний голова                   Голова районної  ради

 

Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ         Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

 

23)  У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проекті електронного документа, автором проекту створюється новий примірник проекту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, що виконує її обов’язки.

Керівник установи

24)  У разі коли підписувачем електронного документа є селищний голова, погоджений проект електронного документа надходить до загального відділу селищної ради, що організовує та забезпечує роботу керівника (далі - служба керівника).

25)  Служба керівника:

перевіряє проект електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проектів;

перевіряє дійсність усіх накладених на проект електронного документа кваліфікованих електронних підписів;

визначає проект електронного документа відповідним для передавання його на підписання селищному голові та передає його селищному голові на підпис;

у разі коли документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, додатково виготовляє паперовий примірник погодженого електронного документа, що містить реквізит підписувача (без додатків, що не потребують підписання), та подає його на підпис селищному голові.

26)  У разі коли селищний голова або служба керівника вносить до проекту електронного документа правки, система електронного документообігу селищної ради автоматично створює нову версію проекту електронного документа, яка за рішенням селищного голови може бути підписана без повторного погодження.

27)  Після підписання документа селищним головою в електронній формі він автоматично реєструється та автоматично надсилається через систему взаємодії. Паперовий примірник, який відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, разом з роздрукованим переліком посадових осіб, якими погоджено проект документа (найменування посади, власне ім’я та прізвище, дата погодження), служба керівника передає до відповідного структурного підрозділу  для зберігання та формування у справу згідно з номенклатурою справ.

Підписання проекту документа селищним головою, заступниками селищного голови, секретарем селищної ради, секретарем виконавчого комітету селищної ради та керівником структурного підрозділу селищної ради.

28)  У разі коли підписувачем документа є селищний голова, заступники селищного голови, секретар селищної ради, секретар виконавчого комітету селищної ради, керівник структурного підрозділу селищної ради електронний документ після погодження в установленому цією Інструкцією порядку надходить через систему електронного документообігу до відповідного підписувача або уповноваженної особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник структурного підрозділу - безпосередньо до відповідного підписувача.

29)  Відхилений підписувачем проект документа повертається системою електронного документообігу селищної ради його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.

Особливості погодження проектів електронних документів

30)  Процедура погодження проекту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності особою, яка виконує його обов’язки.

31)  У разі надходження проекту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися із змістом проекту, завізувати проект електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проекту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.

32)  Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та підписуються кваліфікованим електронним підписом особи, яка створила коментар.

33)  Зауваження і пропозиції до проекту електронного документа вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).

34)  Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.

35)  Погоджувач візує проект електронного документа лише у разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проект електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проектів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.

36)  У разі внесення будь-яких редакційних правок до проекту електронного документа система електронного документообігу селищної ради автоматично відкликає його з погодження та повертає проект електронного документа автору.

37)  Автор проекту електронного документа після повернення йому відхиленого проекту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:

приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проекту електронного документа;

вмотивовано відхиляє зроблені зауваження та внесені пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі, що вноситься до реєстраційно- моніторингової картки, з накладанням кваліфікованого електронного підпису автора проекту, після чого повертає проект електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проект було погоджено.

38)  Погоджувач, яким отримано проект електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями протягом строків, визначених Інструкцією з діловодства.

39)  Якщо у позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в систему електронного документообігу селищної ради автор проекту, як логічно пов’язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.

Зазначений протокол візується в системі електронного документообігу селищної ради всіма учасниками наради та підписується керівниками структурних підрозділів, у яких були розбіжності.

Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.

Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов’язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.

40)  Проект електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці.

41)  У разі потреби система електронного документообігу селищної ради генерує лист зовнішнього або внутрішнього погодження.

3.    Особливості підготовки деяких видів електронних документів

Проекти розпоряджень (наказів)

1)    Селищний голова підписує розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, кадрових питань (особового складу).

Питання підготовки проектів наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) визначаються іншими нормативно-правовими актами.

2)    Проекти розпоряджень (наказів) готуються та погоджуються в електронній формі відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проектів електронних документів, визначених цією Інструкцією, на бланку, що автоматично генерується системою електронного документообігу.

3)    Перед поданням на підпис розпорядження, яке підлягає державній реєстрації в органах юстиції, автор проекту друкує його із системи електронного документообігу разом із згенерованим системою електронного документообігу бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

На роздрукованому проекті розпорядження вимагається лише проставлення власноручної візи уповноваженого представника юридичної служби, яким проведено юридичну експертизу зазначеного проекту.

4)    Підписання розпоряджень селищного голови здійснюється в електронній та у разі необхідності паперовій формі. Накази з адміністративно- господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі.

5)    Розпорядження (накази) реєструються в системі електронного документообігу селищної ради із застосуванням відповідного проекту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного акта проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно в системі електронного документообігу селищної ради.

Розпорядження (накази) з основної діяльності, кадрових питань, про відпустки та з адміністративно-господарських питань нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року, мають окрему порядкову нумерацію.

6)    Ознайомлення працівників селищної ради з розпорядженням (наказом) здійснюється в електронній формі.

Факт доведення розпорядження (наказу) до відома посадової особи селищної ради здійснюється засобами системи електронного документообігу.

7)    Факт ознайомлення посадової особи з розпорядженням (наказом) здійснюється засобами системи електронного документообігу з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідної посадової особи.

Спільні розпорядження (накази)

8)    Порядок підготовки спільного розпорядження (наказу) кількох установ визначається Інструкцією з діловодства.

Проекти актів нормативно-правового характеру, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в органах юстиції

9)    Державна реєстрація розпоряджень (наказів) нормативно-правового характеру здійснюється у порядку, визначеному Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731.

10)  Державна реєстрація здійснюється в електронній формі у вигляді запису, внесеного до Державного реєстру нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади та засвідченого спеціально для цього призначеною кваліфікованою електронною печаткою, яку наклала особа, що внесла запис до зазначеного реєстру.

V.    Моніторинг за станом виконання управлінських рішень

1)    Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в селищній раді та її апараті і проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

2)    Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

3)    Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється службою контролю за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг та методичний аналіз відповідних даних.

4) Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

5)    Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

6)    Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в селищній раді, вносяться в автоматичному режимі залежно від обраного статусу призначення документа та/або автоматизованому режимі до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

7)    Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно- моніторинговій картці.

8)    Після завершення роботи над документом до реєстраційно- моніторингової картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проекту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

9)    Моніторинг здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра, віце-прем’єр- міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів та міністерств і відомств, листами Офісу Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями комітетів, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями і запитами народних депутатів України та місцевих рад, листами Рахункової палати, місцевих рад, райдержадміністрацій, територіальних управлінь, підприємств, установ та організацій, а також завдань, визначених розпорядженнями та дорученнями голови облдержадміністрації, райдержадміністрації,  рішеннями колегії райдержадміністрації, рішення сесії селищної ради, рішення виконавчого комітету селищної ради, розпорядження та доручення селищного голови та щодо яких встановлено строки їх виконання.

Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (доставки через систему взаємодії) або з дати наступного робочого дня у разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

10)  Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.

11)  У разі зміни строків виконання індикатора у реєстраційно- моніторинговій картці проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни, які вносяться службою контролю.

12)  Перевірка строків виконання документів проводиться за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилаються попередження системою моніторингу за допомогою електронних нагадувань, що автоматично генеруються системою електронного документообігу облдержадміністрації) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

13)  Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.

Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.

14)  Дані про виконання документа та припинення моніторингу вносяться до реєстраційно-моніторингової картки службою контролю.

Документ може бути закритий “до справи” лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.

15)  Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції Верховної Ради України вважається день надсилання електронного документа установою через систему взаємодії, а у випадках, визначених пунктом 2 цієї Інструкції, — реєстрації документа органом, який визначив відповідне завдання.

Інформаційно-довідкова робота з електронними документами

16)  Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи електронного документообігу селищної ради.

17)  Для підвищення ефективності роботи пошукової системи  електронного документообігу службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності установи;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

18)  Пошукова система системи електронного документообігу має здійснювати пошук за контекстом (ключовим словом або фразою) електронного документа, видом електронного документа, його заголовком, датою прийняття, номером та датою його реєстрації, його автором тощо.

VI.  Систематизація та зберігання документів у діловодстві

1.    Складення номенклатури справ

1)    Номенклатура справ призначена для встановлення в селищній раді єдиного порядку формування справ для документів, створених у електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в селищній раді, зокрема справи постійних та тимчасово діючих комісій, комітетів.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проекту документа автором згідно із затвердженим Мін’юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

2)    В селищній раді складаються та ведуться  номенклатури справ апарату селищної ради та номенклатури справ структурних підрозділів селищної ради.

3)    Номенклатура справ апарату селищної ради, відділу (сектору, управління) селищної ради створюється в електронній формі (додаток 3) посадовою особою, відповідальною за діловодство в апараті та структурному підрозділі селищної ради, не пізніше 15 листопада поточного року та схвалюється експертною комісією  архівного підрозділу райдержадміністрації. Візуалізація номенклатури справ апарату та структурних підрозділів селищної ради здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.

4)    Методична допомога у складенні номенклатури справ надається службою діловодства.

5)    Зведена номенклатура справ формується системою електронного документообігу в автоматизованому режимі (додаток 4) на основі номенклатур справ апарату та структурних підрозділів селищної ради в електронній формі.

6)    На підставі зведеної номенклатури справ в електронній формі система електронного документообігу автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка друкується та подається на розгляд експертно-перевірній комісії Державного архіву Житомирської області.

7)    Зведена номенклатура справ зберігається та використовується системою електронного документообігу для автоматизації процесів формування документів у справи.

8)    Зведена номенклатура справ наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

9)    В системі електронного документообігу селищної ради номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці (додаток 3, 4). Графи таблиці заповнюються таким чином:

у графі 0 (лише для зведеної номенклатури справ) проставляється назва структурного підрозділу, до якого відносяться записи про відповідні справи;

у графі 1 проставляється індекс кожної справи;

у графу 2 включаються заголовки справ (тому, частини);

у графі 3, яка заповнюється наприкінці календарного року, зазначається кількість справ (томів, частин);

у графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання;

у графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи що ведуться в паперовій формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передавання справ до  архівного підрозділу райдержадміністрації чи інших установ для їх продовження тощо.

10)  Наприкінці року до номенклатури справ апарату, структурних підрозділів селищної ради та зведеної номенклатури справ селищної ради складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією з діловодства.

2.    Формування електронних справ

1)    Групування виконаних документів у електронні справи здійснюється централізовано в системі електронного документообігу селищної ради відповідно до номенклатури справ.

2)    Формування електронних справ здійснюється у системі електронного документообігу селищної ради в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.

3)    Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в системі електронного документообігу селищної ради.

4)    Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

документ-відповідь групується за ініціативним документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, створених на виконання вхідного електронного документа, головним виконавцем виготовляється паперова копія цього вхідного документа, яка зберігається у структурному підрозділі та формується у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ.

3.    Зберігання електронних документів

1)    У селищній раді здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в установах їх створення.

2)    Документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в системі електронного документообігу селищної ради, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо/ та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи селищної ради у разі їх створення зберігаються у системі електронного документообігу селищної ради. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у систему електронного документообігу.

3)    За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в системі електронного документообігу селищної ради, відповідає загальний відділ селищної ради.

4)    Працівники селищної ради мають доступ до електронних справ через систему електронного документообігу відповідно до прав, визначених розпорядчим документом.

5)    Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу селищного голови або заступників селищного голови, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

6)    У разі звернення до селищної ради уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів селищний голова невідкладно дає доручення службі діловодства або структурному підрозділу селищної ради  забезпечити виконання ухвали. В межах реалізації доручення працівник служби діловодства:

створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред’явлення оригіналу такої ухвали;

надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів або у разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), - створення електронних примірників відповідних електронних документів;

надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в селищній раді.

Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в селищній раді, а другий передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.

 

VII. Порядок підготовки електронних справ до передавання

для архівного зберігання

1.    Експертиза цінності документів

1)    Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.

2)    Експертиза цінності документів проводиться в електронній формі, крім документів, визначених пунктом 2 розділу І цієї Інструкції.

3)    Під час проведення експертизи цінності електронних документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для надання доступу працівникам архівного підрозділу райдержадміністрації, блокування права інших працівників селищної ради на редагування реєстраційно-моніторингової картки документів, які передаються на архівне зберігання, вилучення для знищення документів і електронних справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

4)    За результатами експертизи цінності електронних документів відповідальними особами в апараті та в структурних підрозділах селищної ради  до 31 грудня наступного року в електронній формі складаються: описи електронних справ постійного, з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також готуються пропозиції до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та у разі прийняття відповідного рішення керівником органу в електронній формах.

Описи електронних справ апарату та структурних підрозділів пропозиції до акта про вилучення для знищення документів візуються укладачем опису та підписуються керівником структурного підрозділу селищної ради або  заступниками селищного голови.

5)    На підставі електронних описів електронних справ апарату та структурного підрозділу, пропозицій до акта про вилучення для знищення документів відповідальними особами в електронній формі після прийняття до архівного підрозділу  райдержадміністрації документів, складаються електронні описи електронних справ постійного та з кадрових питань (особового складу) тривалого (понад 10 років) строків зберігання (додаток 5) та акт в електронній формі про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 6).

6)    На підставі складених в електронній формі описів справ та акта про вилучення для знищення документів селищної ради система електронного документообігу селищної ради автоматично здійснює їх візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка у разі необхідності може бути роздрукована.

Процедура знищення електронних документів здійснюється лише у разі прийняття керівником селищної ради відповідного рішення та визначається Інструкцією з діловодства.

Акт про вилучення для знищення документів селищної ради, що зберігаються в електронній формі, створюється лише в електронній формі.

Номер та дата акта про вилучення для знищення документів селищної ради присвоюються системою електронного документообігу селищної ради після його затвердження в електронній формі.

7)    У разі коли для документа за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний строк зберігання, відповідальною особою структурного підрозділу селищної ради, виготовляється паперова копія такого документа з візуалізацією реквізитів підпису особи, що підписувала даний електронний документ, яка засвідчується печаткою установи.

2.    Оформлення електронних справ

1)    За результатами проведеної експертизи цінності відібрані електронні справи постійного і з кадрових питань (особового складу) тривалого (понад 10 років) строків зберігання потребують створення паперового примірника електронної справи, засвідченого згідно з Інструкцією з діловодства.

Паперові примірники електронної справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання створюють відповідальні працівники структурних підрозділів установи, які формували відповідні електронні справи. У разі реорганізації чи ліквідації структурного підрозділу зазначені примірники створюють відповідальні особи їх правонаступників.

2)    Підготовка до передавання архівному підрозділу райдержадміністрації паперових примірників електронних справ структурними підрозділами селищної ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

3)    Для підготовки електронної справи для передавання архівному підрозділу райдержадміністрації в автоматизованому режимі оформлюється електронна інформаційна картка архівної справи (обкладинка справи), яка містить такі відомості:

 

найменування структурного підрозділу;

індекс електронної справи;

номер тому електронної справи;

заголовок електронної справи (тому, частини);

кількість електронних документів;

період формування справи;

строк зберігання справи;

електронний опис документів справи (внутрішній);

відмітку про приймання-передавання електронної справи до архіву установи.

4) Форма обкладинки справи та візуалізація її відомостей визначається Інструкцією з діловодства з урахуванням архівних правил.

 

 

 

Заступник селищного голови

з питань діяльності виконавчих

органів       селищної ради                                                     Василь ЗАХАРЧЕНКО

 

Додаток 1
до Інструкції з електронного документообігу та електронного міжвідомчого обміну

(підпункт 2 пункту 1 розділу ІІІ)

 

ПІДСУМКОВІ ДАНІ
обліку обсягу документообігу

за період з __.__.____ р. по __.__.____ р.

 

 

 

 

 

 

Документи

Кількість документів

усього

з них

в електронній формі

у паперовій формі

документів

сторінок

Вхідні

 

 

 

 

Вихідні

 

 

 

 

Внутрішні

 

 

 

 

Усього

 

 

 

 

 

 

Керівник служби діловодства

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Дата генерації: ___________ р. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2
до Інструкції з електронного документообігу та електронного міжвідомчого обміну

(підпункт 26 пункту 1 розділу ІУ)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

з/п

Прізвище та ініціали особи, що відряджається

Посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу (розпорядження)

Дата вибуття

Дата прибуття

Прізвище та ініціали особи, що заміщує

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3
до Інструкції з електронного документообігу та електронного міжвідомчого обміну

(підпункт 3 пункту 1 розділу УІ)

 

ПРИМІРНА ФОРМА

електронної таблиці номенклатури справ структурного підрозділу

Підрозділ:                    загальний відділ селищної ради

Рік:                                20___

Індекс

справи

Заголовок справи

Кількість справ (томів)

Строк зберігання

Робочі позначки

 

Підсумковий запис                                    Разом          Перехідні         ЕПК

 

Усього справ                                                __                   __                  __

   З них

Кількість справ постійного зберігання         __                      __                   __

 

Кількість справ тривалого зберігання           __                      __                    __

 

Кількість справ тимчасового зберігання       __                     __                     __

 

 

Кваліфіковані електронні підписи *

                                                                    (кваліфікована

              (посада)                                        електронна                       (статус)

                                                                    позначка часу)

 

___________________________            ________________              ____________

 

__________________

* Вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство  у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника підрозділу укладання та відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувала візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

 

Додаток 4
до Інструкції з електронного документообігу та електронного міжвідомчого обміну

(підпункт 5 пункту 1 розділу УІ)

 

ПРИМІРНА ФОРМА

електронної таблиці зведеної номенклатури справ установи  

 

Установа:             Брусилівська селищна рада Житомирського району Житомирської області

Рік:                      20__

Протокол ЕК:     № __ від ______________

Протокол ЕПК:    № __від _______________

Розділ:                Загальний відділ селищної ради

Розділ

Індекс справи

Заголовок справи

Кількість справ (томів)

Строк зберігання

Робочі позначки

 

Підсумковий запис                                    Разом          Перехідні         ЕПК

 

Усього справ                                                __                    __                 __

   З них

Кількість справ постійного зберігання         __                      __                    __

Кількість справ тривалого зберігання           __                      __                    __

Кількість справ тимчасового зберігання       __                      __              __

 

Кваліфіковані електронні підписи **

                                                                    (кваліфікована

              (посада)                                        електронна                       (статус)

                                                                    позначка часу)

___________________________            ________________              ____________

__________________

* Інструмент фіксованого відбору зведеної номенклатури справ для поточного відображення (варіант відбору: всі підрозділи, відділ організаційної роботи та контролю апарату райдержадміністрації; відділ фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації).

** Вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архівного підрозділу установи, яким сформовано таблицю (складено номенклатуру), керівника архівного підрозділу установи, керівника служби діловодства та керівника установи. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувача візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

Додаток 5
до Інструкції з електронного документообігу та електронного міжвідомчого обміну

(підпункт 5 пункту 1 розділу УІІ)

 

ПРИМІРНА ФОРМА

для внесення даних опису справ в електронну таблицю системи електронного документообігу

 

Установа:   Брусилівська селищна рада  Житомирського району

Житомирської області

 

Підрозділ:           Загальний відділ селищної ради

 

Рік:                      20__

Протокол ЕК:     № __ від ________________*

Протокол ЕПК:    № __ від ________________ **

 

Індекс справи

Заголовок справи (тому)

Дата початку

Дата закінчення

Кількість сторінок

Строк зберігання

Робочі позначки

У цей опис включено _____ справ з №____ по № ________

 

Пропущено справи       № ______ і ____________

 

Передано за описом    ______ справ

 

Кваліфіковані електронні підписи ***

                                                                    (кваліфікована

              (посада)                                        електронна                       (статус)

                                                                    позначка часу)

___________________________            ________________              ____________

__________________

* Для опису справ підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

***Для зведеного опису справ установи вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архіву установи, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувала візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.

Додаток 6
до Інструкції з електронного документообігу та електронного міжвідомчого обміну

(підпункт 5 пункту 1 розділу УІІ)

 

ПРИМІРНА ФОРМА

для внесення даних акта про вилучення для знищення документів в електронну таблицю системи електронного документообігу

АКТ

про вилучення для знищення документів 

Номер акта:                  ____-____

Дата акта:                      __.__.20___

Установа:             Брусилівська селищна рада Житомирського району Житомирської області

Підстава:

Протокол ЕК:              № ____ від ___.___.20___

*Індекс справи

Заголовок справи (тому)

Дата початку

Дата закінчення

Кількість справ (томів) 

Строк зберігання

Робочі позначки

 

Разом до знищення                         ___справ за 20___-20___ рік

Кількість документів                      _____ (__________ документ)

Приймально-здавальна накладна* № _____ від __.__.20___*

Метод знищення                                      видалення з бази даних

Кваліфіковані електронні підписи ***

                                                                    (кваліфікована

              (посада)                                        електронна                       (статус)

                                                                    позначка часу)

___________________________            ________________              ____________

__________________ **                      ________________                  _____________

__________________ ***                    ________________                  _____________

__________________****                   ________________            _____________

__________________*****                    ________________            __________________

* Для опису справ підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

***Для зведеного опису справ установи вимагаються кваліфіковані електронні підписи відповідального (уповноваженого) працівника архіву установи, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника служби діловодства. Для опису справ підрозділу вимагаються кваліфіковані електронні підписи особи, відповідальної за діловодство у підрозділі укладання, якою сформовано таблицю (складено опис), керівника архівного підрозділу установи та керівника підрозділу укладання. Підтвердження та реквізити посадової особи – підписувала візуалізуються системою під час перевірки відповідного кваліфікованого електронного підпису.    

 

ЗМІСТ

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ                                                                                                                                    1

МІЖВІДОМЧИЙ ОБМІН ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ                       7

1. Приймання вхідних електронних документів                                             7

2. Надсилання вихідних електронних документів                                                       8                                             

3. Журнал обміну електронних документів                                                                   9

4. Особливості електронної взаємодії без застосування ситеми

взаємодії                                                                                                        10

ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ                                   11

1. Облік обсягу електронного документообігу                                                           11

2. Реєстрація документів                                                                                                              11

- реєстрація вхідних документів                                                             13

- перевірка кваліфікованого електронного підпису                                  13

- реєстрація вихідних документів                                                               14

3. Організація передавання документів та визначення їх виконавців     15

- електронна резолюція                                                                                15

ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ В                                   ЕЛЕКТРОННІЙ ФОРМІ                                                                                          18

1. Загальні вимоги до створення документів                                                               18

- бланки документів                                                                                                                        18

- дата підписання, засвідчення та реєстрації                                             19

- оформлення додатків                                                                                 19

- реєстраційний індекс документів                                                                                      19

- гриф затвердження документа                                                                                             20

- дані про виконання документів

- особливості оформлення деяких видів документів (протоколи,

службові листи, документи про службові відрядження)                          20

2.Підготовка проектів електронних документів                                        21

- візування та погодження проектів електронних документів                 22    

- юридична експертиза                                                                                 24

- підписання проектів електронних документів                                        25

- особливості погодження проектів електронних документів                 27

3.Особливості підготовки деяких видів електронних документів          29

- проекти розпоряджень (наказів)                                                               29

- спільні розпорядження (накази)                                                                                         30

 

 

- проекти актів нормативно-правового характеру, які

відповідно до  законодавства підлягають державній реєстрації          30

МОНІТОРИНГ ЗА СТАНОМ ВИКОНАННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ                                         РІШЕНЬ                                                                                                                  30       

             - інформаційно-довідкова робота з електронними документами        32

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У        ДІЛОВОДСТВІ                                                                                                       33

1.Складення номенклатури справ                                                             33

2.Формування електронних справ                                                            35

3.Зберігання електронних документів                                                     36

ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ЕЛЕКТРОННИХ СПРАВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ

ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ                                                                         37

1.Експертиза цінності документів                                                            37

2. Оформлення електронних справ                                                           38

 

 

         

ЗАТВЕРДЖЕНО

         розпорядження

селищного голови
           28.05.2024    № 53

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Брусилівській селищній раді

І.  Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі апаратом та виконавчими органами Брусилівської селищної ради Житомирського району Житомирської області, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління Брусилівської селищної ради Житомирського району Житомирської області (далі – селищна рада, установи).

Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання селищною радою документів у паперовій формі.

Положення цієї Інструкції поширюються на структурні підрозділи селищної ради та старост Брусилівської селищної ради на території старостинських округів.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

Основні повноваження структурних підрозділів з діловодства в селищній раді та її установах здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, що затверджується розпорядженням Брусилівського селищного голови та розробляється відповідно до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (далі - Інструкція з діловодства в електронній формі).

3. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

      4. Відповідальність за організацію діловодства в селищній раді несе заступник селищного голови з питань діяльності виконавчих органів селищної ради, згідно розподілу повноважень,  в структурних підрозділах селищної ради - їх керівники.

      5.  Відповідальним за підготовлений проєкт документа є його автор.

      6. Організація діловодства в селищній раді покладається на загальний відділ селищної ради (далі - служба діловодства).

      7. Організація діловодства у паперовій формі в структурних підрозділах селищної ради покладається на спеціально призначену для цього особу (далі - служба діловодства).

 

II. Документування управлінської інформації

  1. Загальні вимоги щодо створення документів
  1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.
  2. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники структурних підрозділів селищної ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.
  3. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та цією Інструкцією.
  4. В селищній раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

  1. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом виконавчого органу або підрозділу селищної ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
  2. Документ повинен відповідати положенням актів органів місцевого самоврядування та спрямовуватися на виконання селищною радою покладених на неї завдань і функцій.
  3. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі — ДКУД).
  1. Документ повинен містити обов’язкові для його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

  1. Діловодство в селищній раді здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

  1. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

  1. Бланки документів
  1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату АЗ (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

  1. В селищній раді застосовуються такі види бланків документів              (додаток 2):

бланк для листів;

бланк для листування іноземними мовами;

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

3) Бланки виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки.

4) Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, дозволяється оформлювати рукописним способом не на бланках.

 

  1. Зображення Державного Герба України

1) Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХІІ “Про Державний герб України”.

2) Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

 

  1. Коди
  1. Код селищної ради, її структурних підрозділів проставляються згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.
  2. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.
  1. Найменування установи

Найменування селищної ради повинне відповідати найменуванню, офіційно зафіксованому у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, згідно з Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про  державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань».

Найменування установи — автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про неї, затвердженому рішенням сесії Брусилівської селищної ради. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування структурного підрозділу установи зазначається у разі, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування Брусилівської селищної ради.

  1. Довідкові дані про установу

Довідкові дані про установу містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

  1. Назва виду документа

Назва виду документа (рішення сесії, рішення виконавчого комітету, розпорядження, наказ, доручення, тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

  1. Дата документа

Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.04.2024

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них, і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Наприклад: 02 квітня 2024 року

Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”

Наприклад: 03 квітня 2024 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

  1. Реєстраційний індекс документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному режимі.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в селищній раді, зокрема індексами кореспондентів.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі, наприклад: 845/02-19/24, де 845 — порядковий номер, 02-19 — індекс вхідної кореспонденції, 24 – рік.

 

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланку.

Для нанесення реєстраційного індексу може застосовуватись штамп або штрих-код. Штрих-код наноситься на документ після реєстрації шляхом друку:

для вхідної кореспонденції - в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа;

для вихідної кореспонденції - знизу по центру.

З метою розрізнення груп розпоряджень (наказів), зокрема: з основної діяльності, із кадрових питань (особового складу), адміністративно- господарських питань, до порядкового номера може додаватися літерний індекс.

Розпорядження (наказ) «Про призначення на посаду» - 10-к;

Розпорядження (наказ) «Про повернення обладнання» - 15-г;

Розпорядження (наказ) «Про надання відпустки» - 30-в.

  1. Посилання на документ

Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

  1. Місце складення або видання

Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

  1. Адресат та особисте звертання

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Департамент фінансів Житомирської облдержадміністрації

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Житомирська обласна державна адміністрація

Департамент регіонального розвитку облдержадміністрації

Начальнику управління капітального будівництва

Власне імя ПРІЗВИЩЕ

У разі, коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Директору Державного архіву Житомирської області

Власне імя ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Структурним підрозділам селищної ради

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого — четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від  05 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, 13

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Київська, 3, кв. 5

м. Житомир, 10014

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звернення у кличному відмінку:

Пане (пані) власне ім’я

або

Пане (пані) прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію Пані Іваненко

Пані директорка Пане полковнику

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

  1. Гриф затвердження документа

Документ може бути затверджений розпорядчим документом селищної ради або у випадках, визначених у додатку 3, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються рішенням сесії селищної ради, рішенням виконавчого комітету селищної ради, розпорядженням селищного голови, наказом керівника структурного підрозділу селищної ради.

Документ, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Брусилівський селищний голова

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

12 березня 2024 року

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження

селищного голови                                                                               

12 березня 2024 року № 39

     Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

  1. Резолюція

Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника або секретаря селищної ради,  дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція оформлюється на окремому аркуші або спеціальному бланку із зазначенням реєстраційного індексу документа до якого її віднесено.

  1. Короткий зміст документа

Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

  1. Текст документа
  1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна — обґрунтування позиції установи, в заключній — висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

  1. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною — конкретні характеристики.
  2. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додатка”.
  1. Відмітки про наявність додатків
  1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.
  2. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

     На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5

до розпорядження

селищного голови

01 лютого 2024 року № 35

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер документа наприклад:

Додаток 6 до Інструкції (пункт________ розділу         )

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

  1. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів, що розробляються структурними підрозділами селищної ради візуються керівником структурного підрозділу, який створив документ.

Додатки до розпоряджень селищного голови візуються заступником/заступниками селищного голови згідно з розподілом повноважень.

Додатки до рішень виконавчого комітету селищної ради візуються заступником селищного голови з питань діяльності виконавчих органів селищної ради.

Додатки до рішень сесії селищної ради візуються секретарем селищної ради.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за І квартал 2023 р. на 5 арк. в 1 прим.

              2. Графік ремонтних робіт на І квартал 2024 р. на 3 арк. в 1 прим.

 

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2023 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

 

  1. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк. в 1 прим.

 

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

 

  1. Підпис

1). Селищний голова підписує документи в межах своїх повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» .

2). Заступник/заступники селищного голови, секретар селищної ради, секретар виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів селищної ради, інші посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень визначених розпорядчими документами.

  1. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого — у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

Брусилівський селищний голова

                                                                   підпис       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

або

Селищний голова                                 підпис        Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ 

У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи — автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

  1. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Директор                                      підпис                 Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ 

Головний бухгалтер                     підпис                 Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ 

 

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються гербовими печатками установ, наприклад:

 

Селищний голова                                               Голова районної  ради

 

підпис  Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ                       підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ 

відбиток гербової печатки                                 відбиток гербової печатки

 

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії               підпис                  Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ  

 

Секретар комісії            підпис                  Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ  

 

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я, прізвище якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням) до найменування посади додаються символи “В. о.”

  1. Посадова особа селищної ради, яка включена до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, щодо вчинення дій від імені Брусилівської селищної ради Житомирського району Житомирської області, з обмеженнями щодо представництва юридичної особи має право підпису всіх судових документів, в тому числі:

-  подання позову, передачі справи у товариський суд, повної або часткової відмови від позовних вимог, повного або часткового визнання позову, зміни предмету та підстав позову укладання мирової угоди з правом їх підпису;

- оскарження рішення, ухвали, постанови наказу суду у передбаченому чинним в Україні законодавством порядку, з правом підпису відповідних скарг;

- одержання рішення, ухвали постанови, наказу суду до виконання.

 6) У разі відсутності посадової особи селищної ради, яка включена до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань підписання документа здійснює селищний голова або секретар селищної ради, заступники селищного голови які координують роботу структурного підрозділу селищної ради в межах своїх повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» .

          7)Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

  1. У разі створення селищною радою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
  1. Візи та гриф погодження для документів, що створюються у паперовій формі
  1. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в селищній раді (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).
  2. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. Головний розробник визначає строк опрацювання та погодження проєкту документа.
  3. Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі.
  4. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Начальник відповідного відділу:

Дата

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

  1. Візування (погодження та підписання) проєкту документа здійснюється у такому порядку:

проєкт документа спочатку візується його автором,  керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів селищної ради, зазначеними на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа;

проєкт документа візується профільним заступником селищної ради (відповідно до розподілу обов’язків);

проєкт документа візується начальником відділу юридичного забезпечення селищної ради за результатами проведення юридичної експертизи та уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції;

проєкт документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа;

проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує документ.

Не завізований у відповідному порядку проєкт документа не передається на підписання (затвердження).

  1. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
  2. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Голова Житомирської ОДА

підпис                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ  

Дата

 

  1. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.
  2. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

 

  1. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби на зворотному боці одного аркуша за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

   

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

 

  1. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.
  1. Відбиток печатки
  1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підписи селищного голови, секретаря селищної ради скріплюються гербовою печаткою селищної ради.

В структурних підрозділах селищної ради гербовою печаткою скріплюються підписи керівника цього структурного підрозділу або його заступника.

Старости мають власну номерну гербову печатку, якою скріплюється підпис старости.

Перелік інших документів, підписи керівників на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою додаються (додаток 4).

  1. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування селищної ради  або її структурного підрозділу (без зображення Державного Герба України) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

  1. Розпорядженням селищного голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
  1. Відмітка про засвідчення паперових копій документів
  1. Селищна рада та її структурні підрозділи можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюють, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до селищної ради через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі — система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з селищною радою та  її структурними підрозділами, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятись копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

Працівник служби діловодства може створювати паперові копії електронних документів, які засвідчує печаткою служби діловодства селищної ради.

Засвідчення копій документів в апараті Брусилівської селищної ради здійснюють:

  • секретар виконавчого комітету ради засвідчує копії рішень та протоколів засідань виконавчого комітету, комісій при виконавчому комітеті, висновків, наданих створеними виконкомом;
  • начальник відділу секретаріату з питань підготовки матеріалів на розгляд ради та виконавчого комітету Брусилівської селищної ради засвідчує копії рішень та протоколів засідань сесії селищної ради, постійних депутатських комісій, розпорядження селищного голови з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань;
  • начальник відділу організаційно-кадрового забезпечення селищної ради засвідчує копії всіх документів з кадрових питань (заяви, розпорядження, протоколи тощо);
  • начальник загального відділу селищної ради засвідчує копії вхідної та вихідної документації, які надійшли на адресу селищної ради, або були нею створені (за виключенням документів, зазначених у попередніх підпунктах). Відділи, які створюють, приймають документи і мають печатку можуть засвідчувати документи.
  1. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
 

Згідно з оригіналом

   
 

Секретар селищної ради

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

   

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, адресату надсилається лише його фотокопія, отримана шляхом сканування (фотографування), відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою селищної ради.

Якщо документ надсилається кільком адресатам (розсилка), які не є користувачем системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників або надсилає відповідно завірений документ електронною поштою.

 

  1. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу апарату селищної ради (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) селищної ради.

 

  1. На копіях документів у паперовій формі, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки, наприклад:

 

 

 

Згідно з оригіналом

   
 

Начальник  відділу

відбиток печатки

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

   
  1. Копія документа повинна відповідати оригіналу.
  1. Відмітки про створення, виконання документа
  1. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 256 23 29

  1. Після завершення роботи з документом службою діловодства проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи № 02-04                                   До справи № 02-25

Або

Лист-відповідь від 12.04.2024                 Питання вирішено позитивно під

№ 02-04/105                                             час телефонної розмови

12.04.2024

Посада підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ  Посада підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

05.04.2024                                                       05.04.2024                                                     

 

  1. Відмітка про надходження паперового документа до селищної ради проставляється від руки за допомогою штампа або штрих­ коду, який друкується на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи — одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до підпункту 3 пункту 2 розділу III цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

  1. Запис про державну реєстрацію

Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідному органі управління юстиції у Житомирській області в установленому законодавством порядку.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію у паперовій формі на першій сторінці паперового примірника нормативно ­правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинно бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження.

    У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію не наноситься на документ, а вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може у разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного діловодства під час візуалізації документа.

  1. Складення деяких видів документів
  1. Розпорядження (накази)

Розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії вони видаються з основної діяльності, кадрових питань (особового складу), адміністративно-господарських питань.

Проєкти розпоряджень (наказів) з основної діяльності, адміністративно- господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами селищної ради  за дорученням селищного голови, заступника селищного голови, секретаря селищної ради та секретаря виконавчого комітету селищної ради відповідно до розподілу обов’язків  чи за власною ініціативою відповідно до наданих повноважень.

Проєкти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо), готує начальник відділу організаційно – кадрового забезпечення селищної ради  на підставі доручень (вказівок) селищного голови, секретаря селищної ради, заступника селищного голови з питань діяльності виконавчих органів,  доповідних записок керівників структурних підрозділів селищної ради, конкурсних документів (протоколів та рішень конкурсної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів, контрактів та інших документів.

Проєкти розпоряджень (наказів) з основної діяльності, у разі їх підготовки у паперовій формі, та додатки до них візуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено, заступником селищного голови та начальником відділу юридичного забезпечення селищної ради.

 Проєкти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) візуються начальником відділу організаційно – кадрового забезпечення селищної ради, який створив документ,  а також залежно від видів розпоряджень (наказів) уповноваженими особами з питань запобігання та виявлення корупції, відділу бухгалтерського обліку та звітності, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проєкти   розпоряджень, що надаються для підписання селищному голові, візуються заступником селищного голови.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження (наказу) здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядження (наказу) вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

Розпорядження підписуються селищним головою, в разі відпустки, відрядження, хвороби - секретарем селищної ради.

Після підписання розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження (наказу) про внесення змін.

Розпорядження (накази), які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями (наказами), але не раніше дня їх офіційного опублікування.

Розпорядження (наказ) оформлюється на бланку розпорядження (наказу). Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності селищної ради та з адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження (наказу). Зазначена частина починається із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина розпорядження може починатися із слова "ЗОБОВ’ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ".

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".

Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) та неконтрольні (“довести до відома”, “ознайомити” тощо) доручення в розпорядженнях (наказах) не застосовуються.

Якщо розпорядженням (наказом) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до розпорядження (наказу) оформляються окремим розпорядженням (наказом), який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до розпорядження (наказу)..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з такого пункту:

"1. Внести такі зміни до розпорядження (наказу)...:" у разі викладення змін у тексті розпорядження (наказу).

"1. Внести зміни до розпорядження (наказу) ... , що додаються. " у разі викладення змін у вигляді окремого документа.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

”2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини розпорядження (наказу) зазначається:

”1) Внести зміни до ... (додаються)".

Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження (наказу).

До розпоряджень (наказів) не може включатися пункт " Розпорядження (наказ) довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження (наказ), зазначаються у покажчику (списку) розсилки (додаток 14), який укладач готує разом з проєктом розпорядчого документа  після підписання такого документа.

Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях (наказах) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ". У зведених розпорядженнях (наказах) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

У тексті розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

Розпорядча частина розпорядження (наказу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу.

У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин).

У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

Спільне розпорядження (наказ) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких документів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження (наказу) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО"). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень (наказів) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

Порядок підготовки розпоряджень (наказів) нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації у відповідних органах управління юстиції у Житомирській області, визначається законодавством.

Розпорядження (накази) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження (накази) з основної діяльності, кадрових питань (особового складу), про відпустки та з адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію.

Копії розпоряджень селищного голови засвідчуються секретарем селищної ради і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі.

Копії наказів структурних підрозділів засвідчуються уповноваженою особою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі.

У разі необхідності копії розпорядження (наказу) надсилання у паперовій формі. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

        2) Протоколи

У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

Нумерація протоколів засідань сесій, постійних депутатських комісій, виконавчого комітету та комісій при виконавчому комітеті селищної ради здійснюється в порядку, що визначається відповідними Регламентами роботи.

У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний — перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.

Слова “ПОРЯДОК ДЕННИЙ” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

Основна частина протоколу складається з пунктів, які повинні відповідати порядку денному. Пункти нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються арабськими цифрами з дужкою.

У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2).

        У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Паперові копії протоколів сесії селищної ради або витяги з них засвідчуються гербовою печаткою селищної ради і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар ради.

Паперові копії протоколів виконавчого комітету селищної ради або витяги з них засвідчуються гербовою печаткою селищної ради і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар виконавчого комітету селищної ради.

        3) Службові листи

Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

У разі наявності підстав, які визнаються обгрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити...” “роз’яснюємо, що...”, або від третьої особи однини — “селищна рада інформує...”, “постійна комісія вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — “прошу...”, “пропоную...”.

Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу селищної ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів селищної ради, а також заступник селищного голови, який координує роботу структурного підрозділу селищної ради, в якому створено лист.

 

        4) Документи до засідань колегіальних органів

Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.

Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу  селищної ради, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів селищної ради, старост/ виконуючих обов’язки старост за територіальною належністю.

Керівники структурних підрозділів селищної ради, колегіального органу подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів селищної ради. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені зміни до плану.

Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання — не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проєкт рішення (розпорядження, доручення) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів селищної ради, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби — проект наказу. Вимоги до складання проектів рішень сесії селищної ради та виконавчого комітету селищної ради додатково визначаються Регламентом роботи виконавчого комітету Брусилівської селищної ради Житомирського району Житомирської області та Регламентом Брусилівської селищної ради.

пояснювальна записка

довідку про погодження проєкту рішення (розпорядження, доручення) із заінтересованими структурними підрозділами  селищної ради та у разі потреби іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.

      У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники структурних підрозділів селищної ради, секретар селищної ради та секретар виконавчого комітету селищної ради в межах їх повноважень.

Секретар селищної ради та секретар виконавчого комітету селищної ради, секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у підпунктах 1, 2, 3, 4,5,6, пункту 24 розділу II цієї Інструкції.

Рішення колегіальних органів селищної ради реалізуються шляхом видання рішень сесій  селищної ради, рішень виконавчого комітету селищної ради, розпоряджень селищного голови, наказів керівників самостійних структурних підрозділів селищної ради.

Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою селищної ради.

        5) Документи про службові відрядження

Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи установи.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи установи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка/ відповідний лист на ім’я керівника установи або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження (наказу) про відрядження передається адресату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається нормативно-правовим актом.

Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про використання коштів підписується працівником, який перебував у відрядженні, та передається до відділу бухгалтерського обліку та звітності селищної ради.

 

  1. Організація документообігу та виконання документів
  1. Вимоги щодо раціоналізації документообігу
  1. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в селищній раді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, визначених цією Інструкцією.
  2. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в селищній раді найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

  1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
  1. Доставка документів до селищної ради здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення селищною радою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

  1. Усі документи, що надходять до селищної ради, приймаються централізовано службою діловодства.

Порядок міжвідомчого обміну електронними документами визначається Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (розділ II).

Порядок розкриття конвертів визначається цією Інструкцією.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

  1. При надходженні кореспонденції розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО».

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства.

  1. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.

  1. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
  2. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.
  1. Попередній розгляд документів
  1. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.
  2. Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівником установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в селищній раді;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

  1. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам селищної ради, що визначено у додатку 5.
  1. Реєстрація документів
  1. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

У веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії.

У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно - моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається цією Інструкцією.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

  1. Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства.
  2. Документи реєструються лише один раз: вхідні — у день надходження, створювані — у день підписання або затвердження.
  3. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
  4. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

розпорядження (накази) з основної діяльності;

розпорядження (накази) з адміністративно-господарської діяльності;

розпорядження (накази) з кадрових питань;

розпорядження (накази) про відпустки;

протоколи засідань сесії селищної ради;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

  1.  Реєстрація документа здійснюється в журнальній (паперовій формі) формі до моменту введення  системи електронного діловодства селищної ради (додатки 6 і 7).
  2. У разі застосування системи електронного діловодства в селищній раді формується єдина централізована база реєстраційних даних селищної ради, що забезпечує працівників інформацією про всі документи селищної ради та їх місцезнаходження.

 

  1. Організація передачі документів та їх виконання
  1. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва селищної ради в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Акти та доручення органів державної влади,  запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.
  2. Документи,     розглянуті керівництвом селищної ради, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
  3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядженні селищного голови, наказі керівника структурного підрозділу селищної ради, резолюції селищного голови, або секретаря селищної ради, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це селищного голову, або заступника селищного голови, які надали доручення.

  1. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) керівництву селищної ради.
  2. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
  3. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.
  4. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників або надсилає документ електронною поштою.
  5. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати загальний відділ селищної ради про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.
  1. Організація моніторингу виконання документів
  1. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з документування.
  2. В селищній раді безпосередній контроль за виконанням вхідних документів здійснює начальник загального відділу селищної ради, (далі - служба контролю). За рішеннями сесії та розпорядженнями - начальник відділу секретаріату з питань підготовки матеріалів на розгляд ради та виконавчого комітету селищної ради, за виконанням рішень виконавчого комітету - секретар виконавчого комітету селищної ради.

У структурних підрозділах селищної ради безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, на якого покладено відповідні обов’язки.

  1. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно –правовому акті, розпорядчому документі або резолюції селищного голови, секретаря селищної ради та заступника голови селищної ради.
  2. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 8.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом селищної ради (структурного підрозділу).

  1. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
  2. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
  3. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
  4. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.
  5. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції селищного голови, секретаря селищної ради та заступника селищного голови або керівника відповідного структурного підрозділу селищної ради.
  6. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (розпорядження з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення селищного голови тощо).
  7. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
  8. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.
  9. За запитом структурного підрозділу служба контролю надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.
  10. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється за станом на перше число кварталу і подається керівництву селищної ради (додаток 9).
  1. Інформаційно-довідкова робота з документами

Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну.

  1. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
  1. Вихідні документи у паперовій формі, створені в селищній раді у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими  для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

      2) Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку

здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

  1. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
  2. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

  1. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах селищної ради.

  1. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
  2. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.
  3. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку.
  4. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або селищного голови. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.
  5. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у встановлені години.

 

  1. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
  1. Складення номенклатури справ

         1) Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі.

  1. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 10, 11).
  2. Зведена номенклатура справ селищної ради складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівним підрозділом районної державної адміністрації. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий — використовується службою діловодства як робочий, третій — передається до архівного підрозділу райдержадміністрації для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до Державного архіву Житомирської області.
  3. Структурні підрозділи селищної ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
  4. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 — індекс самостійного відділу, 12 — порядковий номер справи, або 04.1—07, де 04.1 — індекс відділу у складі управління, 07 — порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань сесій селищної ради”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

  1. План основних організаційних заходів установи на 2024 рік.
  2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2023 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження тощо.

 

2. Формування справ

  1. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
  2. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
  3. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
  4. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядженнями (наказами), групуються разом із зазначеними документами.
  5. Розпорядження селищного голови з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
  6. Протоколи засідань колегіальних органів групуються разом із документами до них (доповіді, довідки, проекти рішень, порядок денний, макет розміщення, список запрошених);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

  1. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами.
  2. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.
  3. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
  4. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
  5.  Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування  формуються у порядку, визначеному НАДС.
  6. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.
  7. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в апараті та структурних підрозділах селищної ради здійснюються начальниками відділів та працівниками відповідальними за ведення архіву у кожному підрозділі селищної ради.

3. Зберігання документів

  1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу  районної державної адміністрації зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.
  2. Зберігання документів і справ в селищній раді забезпечують начальники відділів структурних підрозділів селищної ради.
  3. Справи зберігаються у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
  4. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу селищного голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
  1. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
  1. Експертиза цінності документів
  1. Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, які застосовуються за наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення селищною радою документів у паперовій формі.
  2. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.
  3. Для організації та проведення експертизи цінності документів в селищній раді утворюється постійно діюча експертна комісія.
  4. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах селищної ради експертною комісією.
  5. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
  6. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.
  7. За результатами експертизи цінності документів в селищній раді складаються описи справ постійного зберігання, описи справ з кадрових питань (особового складу), описи справ тривалого зберігання та акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 12).
  8. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються і схвалюються експертною комісією селищної ради. Після чого подаються, в установленому порядку, на розгляд та схвалення (погодження) ЕПК Державного архіву Житомирської області. Схвалені (погоджені) описи та акт(и) затверджує селищний голова. Лише після затвердження документи, внесені до акту, можуть бути знищені.
  9. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї установи, а найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
  1. Складення описів справ, що складені у паперовій формі
  1. Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
  2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
  3. Описи справ структурного підрозділу селищної ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 13) посадовою особою, відповідальною за діловодство у кожному структурному підрозділі.
  4. Номер опису справ структурного підрозділу селищної ради повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
  5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

  1. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
  2. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

     8) Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких залишається разом із справами у структурному підрозділі  селищної ради, а інший примірник залишається як контрольний примірник у протоколах експертної комісії селищної ради.

        9) На основі описів справ структурних підрозділів селищної ради експертна комісія готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

  1. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання — у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) — у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається Державному архіву Житомирської області.
  1. Оформлення справ, складених у паперовій формі
  1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
  2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
  3. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
  4. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис “є документи за роки”.
  5. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
  6. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням  начальника структурного підрозділу селищної ради  (номер опису і фонду).
  7. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
  8. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

 

          4.Передача справ, складених у паперовій формі

  1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу райдержадміністрації за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу райдержадміністрації розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі райдержадміністрації.

Справи, що передаються до архівного підрозділу райдержадміністрації, повинні бути зв’язані належним чином.

Архівний підрозділ райдержадміністрації зобов’язаний забезпечити зберігання архівних документів що належать до  Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання.

 

 

Заступник селищного голови

з питань діяльності виконавчих

органів селищної ради                                                           Василь ЗАХАРЧЕНКО

                                                                                 Додаток 1

до Інструкції з діловодства в  Брусилівській  селищній раді

 

 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів

 

  1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів або 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
  2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами — для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) — для заголовків та короткого змісту документа.

  1. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 — для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 —для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;

1,5—3 —для відокремлення реквізитів документа один від одного.

  1. Власне ім’я та прізвище в реквізиті “Підпис” розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
  2. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 міліметри (28 друкованих знаків).
  3. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
  4. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів — для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;

100 міліметрів — для реквізита “Гриф затвердження”;

90 міліметрів — для реквізиту “Адресат”;

10 міліметрів — для абзаців у тексті;

0 міліметрів: для слів: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”;

для реквізитів: “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, слово “Додаток”, реквізити “Додаток” та слово “Підстава” запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті “Підпис”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом” та для першого реквізита “Гриф затвердження”, якщо їх в документі два.

Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

  1. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
  2. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.
  3. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.
 

Додаток 2

          до Інструкції з діловодства в

          Брусилівській селищній раді

 

 

Бланк для листів

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Небесної Сотні, 2, селище Брусилів, Житомирський р-н., Житомирська обл., 12601,

 тел. (04162) 30-3-22

е-mail: inbox@brusylivska-gromada.gov.ua, сайт: www.brusylivska-gromada.gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 04348504

                                                                               

від __________20 ____р.  №__________       на № _________ від _____ 20 ___р.

 

 

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА

 СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ

 ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Небесної Сотні, 2, селище Брусилів, Житомирський р-н., Житомирська обл.,  12601,  тел.: (04162) 30-3-22

е-mail:inbox@brusylivska-gromada.gov.ua

сайт: www.brusylivska-gromada.gov.ua

код згідно з ЄДРПОУ 04348504

Фото без опису від ______ 20__ р. № ____   на № ____  від ____ 20__ р.

 

 

                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          

                              

 

 

 

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВІДДІЛ _______________________________________

вул. ________, ____, селище Брусилів, Житомирський р-н., Житомирська обл.,12601,

 тел. (04162)__________

    е-mail: ______________, сайт: www.brusylivska-gromada.gov.ua,  код згідно ЄДРПОУ__________

                                                                                 

від _______ 20 ____р.  №______              на № ________ від _________ 20 ___р.

 

 

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

СТАРОСТА БРУСИЛІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ НА ТЕРИТОРІЇ___________ СТАРОСТИНСЬКОГО ОКРУГУ

вул. _________, __, с. ______, Житомирський р-н, Житомирська обл.., 126__, тел.: (041__) _____________

е-mail: ______________, сайт: www.brusylivska-gromada.gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 04348504

                                                                                 

від _________20 ____р.  №_________          на № ________ від _________ 20   р.

 

 

 

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ

ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

СТАРОСТА БРУСИЛІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ НА ТЕРИТОРІЇ___________ СТАРОСТИНСЬКОГО ОКРУГУ

вул. _________, __, с. ______, Житомирський р-н, Житомирська обл.., 126__, тел.: (041__) _____________

е-mail: ______________, сайт: www.brusylivska-gromada.gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 04348504

Фото без опису від ______20 ____р.  №________на № ________ від ____ 20   р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланк розпорядження

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

СЕЛИЩНОГО ГОЛОВИ

 

від_______20_____р.                                                                                     №

 

 

 

 

 

Бланк рішень сесій

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

 

РІШЕННЯ

______ СЕСІЇ БРУСИЛІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ ____ СКЛИКАННЯ

 

від ______ 20 _ р.                                                                                       №___                                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланк рішень виконкому                                                       

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

 

РІШЕННЯ

ВИКОНКОМУ БРУСИЛІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ

 

від ______ 20__ р.                                                                                           №___     

 

 

 

 

 

Бланк протоколу засідань комісій виконавчого комітету

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

 

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

П Р О Т О К О Л  

(назва комісії)

 

від  ____20__ р.                                                                     №__

                                                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                    

Бланк протоколу пленарних засідань сесій

 

 

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

 

П Р О Т О К О Л  

 

від ______20__ р.                                                               № __                                                                                 

     

 

Бланк наказу

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

(НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ)

Н А К А З

 

 

від ________20__ р.                                                                                № ______

 

 

Бланк протокольного доручення

Фото без опису

 

БРУСИЛІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

 

ПРОТОКОЛЬНЕ ДОРУЧЕННЯ

___________________ БРУСИЛІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ

від ______ 20__ р.                                                                                           № ___                                                               

 

 

 

 

 

 

                                                                                 Додаток 3

до Інструкції з діловодства в

Брусилівській селищній раді

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням грифа
затвердження посадовою особою за умови їх підготовки у паперовій формі

 

  1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
  2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
  3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
  4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
  5. Розцінки на виконання робіт.
  6. Статути (положення) установ.
  7. Структура установи.
  8. Зведені описи справ постійного зберігання та кадрових питань (особовий склад).
  9. Зведена номенклатура.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 4

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи керівників на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою установи у разі їх створення в електронній формі

 

  1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
  2. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
  3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
  4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
  5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
  6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
  7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
  8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
  9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
  10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
  11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
  12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
  13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
  14. Протоколи (погодження планів поставок).
  15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
  16. Специфікації (виробів, продукції тощо).
  17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
  18. Статути установ.
  19. Титульні списки.
  20. Трудові книжки.
  21. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

 

 

 

 

 

Додаток 5

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

 

Вид документа

Спеціальний облік*

1.

Зведення та інформація, надіслані до відома

не підлягають реєстрації чи обліку

2.

Рекламні повідомлення, плакати, програми

у будь-який інший

 

нарад, конференцій тощо

Спосіб

3.

Прейскуранти (копії)

 

4.

Норми витрати матеріалів

 

5.

Вітальні листи і запрошення

 

6.

Місячні, квартальні, піврічні звіти

 

7.

Графіки, наряди,заявки, рознарядки

 

8.

Форми статистичної звітності

 

9.

Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

бібліотека (обліковуються лише у разі її наявності)

10.

Наукові звіти за темами

служба науково- технічної інформації (обліковуються лише у разі її наявності)

11.

Навчальні плани, програми (копії)

кадрова служба

12.

Договори

бухгалтерська

служба

* У разі відсутності в установі відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.

 

 

 

 

 

Додаток 6

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді

 

СКЛАД

запису про реєстрацію вхідних документів

 

Реєстраційні реквізити документу

  1. Дата і час реєстрації документа.
  2. Реєстраційний індекс документа.
  3. Група кореспондентів.
  4. Вид документа.
  5. Посилання на вже зареєстровані документи (історія питання).
  6. Короткий зміст.

 

Реквізити розгляду

  1. Рівень контролю.
  2. Термін виконання документа.

 

Кореспондент та реквізити відправлення

  1. Кореспондент, та підписант документа.
  2. Адреса, телефон та електронна адреса кореспондента.

11 .Хто підписав документ.

  1. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.
  2. Кількість примірників, кількість аркушів паперу та наявність додатків

 

Закриття документа

  1. Стан виконання документів та відмітка про їх виконання.

 

Кому адресовано документ

  1. Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.
  2. Відповідальний виконавець — працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за  виконання документа в установі.

 

 

                                                                          

 

Додаток 7

            до Інструкції з діловодства в            Брусилівській селищній раді

 

 

СКЛАД

запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою*

 

  1. Дата і час реєстрації документа.
  2. Реєстраційний індекс документа.
  3. Відправник.
  4. Вид документа.
  5. Посилання на вже зареєстровані документи (історія питання).
  6. Короткий зміст.
  7. Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ та відповідальний виконавець — працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.
  8. Посадова особа, яка підписала документ.
  9. Кількість примірників, кількість аркушів паперу та наявність додатків.

 

 

 

 

 

__­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­* Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.

 

 

Додаток 8

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді

 

СТРОКИ

виконання основних документів

 

  1. Акти та доручення Президента України — згідно з вимогами Положення про контроль за виконанням Указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 року №155.
  2. Запит або звернення:

народного депутата України — згідно з вимогами Закону України «Про статус народного депутата України»;

депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим — протягом 15 днів з дня його надходження;

депутата місцевої ради — протягом 10 днів з дня його надходження.

  1. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.

Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

  1. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів — протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.
  2. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати — протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.
  3. Погодження проектів актів заінтересованими органами — у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.
  4. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію — протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.
 

Додаток 9

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді

 

 

 

ІНФОРМАЦІЯ*

про стан виконання завдань на___________________ ._ .20

 

 

Найменування

Стан виконання завдань (документів)

 

 

 

 

 

та індекс

 

 

3 них

 

 

структурного

усього

 

 

 

 

підрозділу

виконано

строк

подовжено

строк

порушено

 

 

 

Найменування посади

керівника служби діловодства                             Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

________20 _____

 

______

*У разі потреби, інформація може доповнюватися додатковими графами.

 

Додаток 10

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищної ради

 

  

ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ структурного підрозділу у паперовій формі

Відділ __________________________________________________

 Брусилівської селищної ради

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № __-__ за 20___ рік

СХВАЛЕНО: 

Протокол засідання експертної комісії від __.__.20____  № __

 

Індекс
справи

Заголовок справи

Кількість справ (томів)

Строк зберігання

Робочі позначки

04-01

Листування з Верховною Радою України

4

Доки не мине потреба

 

 

 

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання

Разом

У тому числі

перехідні

з відміткою “ЕПК”

Усього справ:

 

 

 

постійного зберігання

 

 

 

тривалого (понад 10 років) зберігання

 

 

 

тимчасового зберігання

 

 

 

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст                                                    Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                            __.__.20__

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Начальник відділу                                                      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                            __.__.20__        

ПОГОДЖЕНО:

Голова експертної комісії                                           Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                                  __.__.20__   

 

Додаток 11

до Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді

 

ПРИМІРНА ФОРМА
зведеної номенклатури справ установи у паперовій формі

Брусилівська селищна рада Житомирського району Житомирської області

ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ за 20___ рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії  від __.__.20___ № __

Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву        від ___.____.20___  № ____

 

Індекс справи

Заголовок справи

Кількість справ (томів)

Строк зберігання

Робочі позначки

Управління документообігу

04-01

Листування з Верховною Радою України

4

Доки не мине потреба

 

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання

Разом

У тому числі

 

 

 

перехідні

з відміткою “ЕПК”

Усього справ:

 

 

 

постійного зберігання

 

 

 

тривалого (понад 10 років) зберігання

 

 

 

тимчасового зберігання

 

 

 

СКЛАДЕНО:

Особа, відповідальна за архів у

 структурному підрозділі                                           Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                            __.____.20___