«Про роботу загального відділу Брусилівської селищної ради за звітний період 2020–2021 року»

   Керуючись ст.ст. 40, 52-54, 59, ч.1. ст. 73 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно до Плану роботи виконавчого комітету Брусилівської селищної ради на ІІ півріччя 2021 року, затвердженого рішенням виконавчого комітету селищної ради від 02.06.2021 №297, Положення про загальний відділ Брусилівської селищної ради, затвердженого рішенням третьої сесії селищної ради восьмого скликання від 09.12.2020 №33 загальний відділ Брусилівської селищної ради працює відповідно до посадових інструкцій затверджених розпорядженням селищного голови від 02.02.2021 №20 «Про затвердження посадових Інструкцій працівників загального відділу Брусилівської селищної ради».

         У загальному відділі працюють чотири працівники, начальник загального відділу та три головні спеціалісти

    Усі спеціалісти ознайомлені із своїми посадовими інструкціями та працюють відповідно до покладених на них обов’язків.

  Відділ веде опрацювання кореспонденції та контроль вхідної та вихідної документації в порядку передбаченому Інструкцією з діловодства затвердженою розпорядженням селищного голови від 16.09.2021 року за №133  «Про затвердження Інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Інструкції з діловодства в Брусилівській селищній раді у новій редакції ”, яка встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами.

      Загальний відділ здійснює єдину систему діловодства та  контролю за термінами виконання документів. Надає методичну  та практичну допомогу в організації по введенню діловодства структурним підрозділам та  старостам селищної ради.  

Проводить реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, що за десять місяців  станом на 1 листопада 2021 року становить:           

1. Прийнято, розглянуто та зареєстровано вхідної документації – 4000 з них розглянуто та виставлено контрольних термінів 1870 листів.
2. Зареєстровано вихідної документації та відправлено адресатам – 2594 листи.
3. Сформовано та підготовлено документів на розгляд голови – 6594 листи.
4. Здійснено копіювання вхідних документів та направлено їх виконавцям для розгляду – 7280 листів.
5. Проводився прийом та передача телефонограм.

   За звітний період з 1 листопад 2020 по  1 листопада 2021  загальний відділ зареєстрував:

1. вхідної документації –4635  з них розглянуто та виставлено контрольних термінів 2200 листів;
2. Зареєстровано вихідної документації та відправлено адресатам – 3064 листи.
3. Сформовано та підготовлено документів на розгляд голови – 7699 листів.
4. Здійснено копіювання вхідних документів та направлено їх виконавцям для розгляду – 8280 листів.

Листів вхідної та вихідної документації з кожним роком стає більше і об’єм документообігу збільшується:

  Також загальний відділ працює у єдині систему електронного документообігу, за звітний період зареєстровано 769 листів вхідної кореспонденції та під цифровим підписом скановано та підписано 160 листів.

   Загальним відділом за звітний період через Укрпошта Стандарт було відправлено 426 рекомендованих листів з повідомленням.

      Головним спеціалістом станом на 1 листопада 2021 зареєстровано  538  звернень громадян де 453 звернень вирішено позитивно та надано відповідь заявникам. Інші звернення знаходяться у стані розгляду і будуть виноситись на розгляд виконавчого комітету селищної ради та на сесію селищної ради. Найбільше звернень надійшло з питань аграрної політики та земельних відносин 212, на другому місці звернення соціального захисту – 78, та комунального господарства – 61.

  Ведеться робота по доступу до публічної інформації і в п’ятиденний термін надається відповідь заявнику. З початку року до 1 листопада 2021 року зареєстровано 386 звернень “ Про доступ до публічної інформації ”  та надано 382 відповіді. Чотири звернення знаходяться на розгляді.

  За звітний період з 1 листопад 2020 по 1 листопада 2021 роки  головний спеціаліст загального відділу зареєструвала 580 звернень громадян та сформувала 555 справ.                                                                                                                                             

Звернень громадян у порівняльній таблиці:

 Про результати розгляду звернень громадян – всіх в письмовому вигляді повідомлено  про прийняті рішення.

 Загальний відділ селищної ради й надалі буде працювати відповідно до покладених на відділ обов’язків та  посадових інструкцій кожного спеціаліста.

  Мирослава ПЕТРИЧКО, начальник загального

відділу селищної ради